外部の方に社内の人について話す際の言葉遣いは、少し注意が必要です。
咄嗟のときに対応できるように、準備しておきましょう。

（1）お客様またはお取引先の方から、外出中のA部長宛にお電話があったとき

お客様・お取引先：「A部長をお願いします」
受け手：（誤）「あいにく、A部長は外出されています」

ここではお客様よりも、A部長を下げなければなりませんので、「A部長」ではなく、呼び捨てもしくは「部長のA」と言い換えます。

また、「外出されています」は尊敬語ですので、「外出しております」と謙譲語にします。

普段は尊敬語を使う自分の上司であっても、社外の方に対しては名前を呼び捨てにし、行動は謙譲語で表現します。

正しくは、「あいにく、Aは外出しております」となります。

 

（2）外出中のスタッフFさんから、外出中のG部長宛にお電話があったとき

スタッフF：「Fです。部長に代わってもらえますか」
受け手：（誤）「Fさん、お世話になっております。Gは、ただいま外出しております」

「お世話になっております」は社外に対する挨拶ですので、「おつかれさまです」を使います。

また、「Gは」と呼び捨てにするのではなく、
「部長は」または「Gさんは」等、普段社内で使用する呼び方、
　謙譲語の「外出しております」は、尊敬語の「外出していらっしゃいます」とします。

　こちらは社内でのやりとりですので、
　電話の場合も同じような敬語を使用するのが、正しい言葉遣いです。