社長を支える秘書講座

『社外の人でも敬語を使う』上司の家族は「社外の人」です。通常「社外の人」に対しては、自分の上司の立場を下げた謙譲語で話しますが、上司の家族については例外で、自分の上司に対して尊敬語を使い、上司を上げて話します。 ...

『作成の際の注意点』秘文書の作成や取扱いは信頼に関わることですから、徹底して行わなければなりません。まず作成する際の注意点ですが、「秘」扱いの文書の文案や原稿は作業中も厳重に管理する必要があるため、離席するときには一旦コンピューター...

『できるだけ早く返信を』上司は取引先などから、よく祝賀パーティーの招待状が届きます。招待状が届き、出欠を連絡する返信はがきが同封されていたら、それを使ってできるだけ早く返事を出します。返信はがきには出欠どちらの場合にもお祝いの言葉を...

『来客なのに、上司がいない！？』上司が不在中に、初対面のあいさつでお客様がいらっしゃった場合はどうしたらよいでしょうか。まずは上司が不在のことをお詫びし、代理で対応できる社員がいたら対応してもらいます。もし対応できる人がいな...

『車の席次』ここで車の席次、列車の席次、飛行機の席次についても確認しておきましょう。まず、車の席次は、運転手付きの車の場合と、車の持ち主が運転する場合とでは席次が違うので注意してください。運転手付きの場合、後部中央の席がない...

大切なお客様へのおもてなしは、挨拶から秘書の仕事のひとつとして、『来客接遇』があります。上司とお取引先様が、常に好ましい関係を続けられるよう、誰に対しても公平に、気持ちよくお迎えしたいものです。具体的には「受付と案内」、「接...

『線引きはできていますか？』秘書は上司の性格や人柄を踏まえ、上司の意向に沿う補佐をしなければなりません。しかし気遣いは大変重要ですが、行き過ぎて越権行為（許されている権限の範囲を超えたことを行うこと）にならないようにしなければなりま...