社長を支える秘書講座

ビジネス文書の役割

ビジネス文書の役割

― ビジネス文書の種類 「ビジネス文書」は、大きく分けて、社内向けと社外向けの2種類に分かれています。   ― 社内文書の特徴 社内に向けて作られる社内文章は、社内で正式に伝達する場合や、内容が複雑な場合、決定事項を社...

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声から伝わる、あなたの姿勢

声から伝わる、あなたの姿勢

― 「電話に出るとき、どんな姿勢で電話していますか?」 電話に出るとき、相手に見えないからと、何か別の作業をしながら話したり姿勢が悪い状態で話したり、暗い顔で話したりしていませんか? 相手に見えてはいなくても、姿勢の悪い状態でき...

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『復唱』の大切さ

『復唱』の大切さ

― 「伝言内容をきちんと復唱していますか?」 お客様から伝言をお預かりした際、しっかり復唱していますか。 仕事柄、多くのお電話をお受けしておりますが、聞き取り間違い、言い間違いでよくある失敗は、日付と時間です。 たとえば聞き取...

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電話機の機能、把握していますか?

電話機の機能、把握していますか?

― 「電話機の機能、把握していますか?」 会社の電話機の機能、皆様は把握していますか? 特にビジネスフォンをお使いの方、保留、内線、電話転送、3者間通話、IVR、ダイヤルイン着信といろいろ機能がありますが、どのボタンを押すのかお...

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電話で判断される「会社の信頼と価値」

電話で判断される「会社の信頼と価値」

― 電話で判断される「会社の信頼と価値」 ■ビジネスにおける電話の役割 昔からビジネスシーンにおいて電話対応は、会社全体の印象を左右するほど重要なものといわれています。 それは、メールのやり取りが主流となった現在でも変わりません。電話...

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若者に多い『電話恐怖症』とは

若者に多い『電話恐怖症』とは

― 「あなたは電話対応が得意ですか?」 ■最近の若い世代の新入社員に対しては、電話対応研修が必須 最近の若い世代の人たちは、携帯電話・スマートフォンの普及により、固定電話にでる機会がなく、知らない人からの電話にでられない、かけられない「...

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報告のマナー

報告のマナー

『報告するときのルール』 報告は、報告される側に報告の時間を与えてもらいます。そのため、報告をする場合は 「ただいま、お時間よろしいでしょうか」などと、相手の都合を聞き、見はからう必要があります。また、結論から経過の順で話す、重要な案...

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上司の身内への言葉遣い

上司の身内への言葉遣い

『社外の人でも敬語を使う』 上司の家族は「社外の人」です。通常「社外の人」に対しては、自分の上司の立場を下げた謙譲語で話しますが、上司の家族については例外で、自分の上司に対して尊敬語を使い、上司を上げて話します。  ...

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