社長を支える秘書講座

報告のマナー

報告のマナー

『報告するときのルール』 報告は、報告される側に報告の時間を与えてもらいます。そのため、報告をする場合は 「ただいま、お時間よろしいでしょうか」などと、相手の都合を聞き、見はからう必要があります。また、結論から経過の順で話す、重要な案...

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上司の身内への言葉遣い

上司の身内への言葉遣い

『社外の人でも敬語を使う』 上司の家族は「社外の人」です。通常「社外の人」に対しては、自分の上司の立場を下げた謙譲語で話しますが、上司の家族については例外で、自分の上司に対して尊敬語を使い、上司を上げて話します。  ...

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地位の異なる上司への言葉遣い

地位の異なる上司への言葉遣い

『上司の地位を考える』 地位の異なる上司に対し、「自分の上司である」という理由で、全員同等レベルの敬語を使うのは誤りです。上司間の地位の上下を考慮し、敬語のレベルの強弱をつける必要があります。   『役職の順位を...

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説明の仕方

説明の仕方

『相手のこと考える』 説明するという行為は、「相手にとって、わかりやすいように話すこと」を言います。一方的に話をして、相手に理解をしてもらえないのであればそれは説明ではありません。では、説明とは、どのように行えばよいのでしょうか。 『説...

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機密事項

機密事項

『的確な判断はできますか?』 社員には職務上知った機密を漏らさない守秘義務があります。特に秘書は仕事上、上司のプライバシーも知る立場に有りますが、公表されている以外の個人情報を話してはいけません。 また企業の上層部と接する機会も...

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秘文書について

秘文書について

『作成の際の注意点』 秘文書の作成や取扱いは信頼に関わることですから、徹底して行わなければなりません。まず作成する際の注意点ですが、「秘」扱いの文書の文案や原稿は作業中も厳重に管理する必要があるため、離席するときには一旦コンピューター...

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会議の心得

会議の心得

『上司を支える準備』 上司が会議を主催する場合、秘書がそのセッティングを行う場合もあります。会議開催に必要な基本事項として、参加者の人数、連絡方法を確認します。 そして会場は社内を利用するのか社外の会場を利用するのかを確認し、社...

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弔事の心得2

弔事の心得2

『上司の代理で参列する場合』 秘書は、上司が告別式などに参列できないときには代理で参列する場合もありますので、基本的なマナーについては心得ておきましょう。 まず服装ですが、喪服を着用し、アクセサリーは控えます。真珠は涙を表すため...

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