サービスの詳細(サービスパック)

基本コール数

100件/月

※勧誘、セールスは除く

対応時間

全プラン共通で、平日9:00~18:00となります。

対応曜日

全プラン共通で、月~金(平日)のみの対応となります。

※年末年始、夏期休暇(3日間)はお休みをいただいております。

夏期休暇(3日間)オプションあり

貴社名応対

屋号やサイト名、店舗名でも応対可能です。

会社名、お名前、電話番号、ご用件までお聞きします。

基本トーク事例はこちら

日次レポート

業務終了後、当日お受けした内容を一覧表でお送りいたします。

〔Eメールの場合〕 18:00~18:30頃までに送信

〔FAXの場合〕 18:00~20:30頃までに送信

日次レポートサンプル

※FAX用紙切れ、FAX回線が話中の場合は、翌朝に再度送信いたします。

※受電がなかった日は、当レポートの送信はございません。

勧誘セールス電話分別

営業(勧誘、セールス)のお電話は、こちらでお断りいたします。

営業(勧誘、セールス)のお電話は、こちらでお断りしており、ご報告も致しておりません。

営業かどうかの判断に困った場合は「失礼ですが、当方よりお願いしている件でございますでしょうか」と確認いたします。
それでも判断に迷った場合は、念のため、ご用件として報告いたしますので、会員様にてご判断をお願いしております。

もし営業でしたら、ご指示いただければ次からお断りするようにいたします。

時間外アナウンス

業務時間終了後に、固定メッセージの自動応対に切り替えることが可能です。

業務終了後、転送が解除されず、お電話が入ってきた場合は、以下4種類の固定メッセージをお選びいただけます。

固定メッセージをご希望されない場合は、呼び出し音(コール音)を選ぶこともできます。

切替時間 : 平日(18:05~翌8:30)および、土日祝は終日

固定メッセージパターン

パターン1:
お電話ありがとうございます。本日の業務は終了いたしました。またおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。

パターン2:
お電話ありがとうございます。
只今、担当者が不在にしておりますので、またおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。

パターン3:
お電話ありがとうございます。
只今、受付時間外となりますので、またおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。

パターン4:
お電話ありがとうございます。本日の業務は終了いたしました。
またおかけ直し下さいますようお願い申し上げます。
Thank you for calling.We are currently closed.
Please call us again during our business hours.Thank you.

※会社名(貴社名)や営業時間、定休日、緊急連絡先のご案内等をオリジナルメッセージでご希望される場合は、オプションで「貴社専用時間外アナウンス」をご利用いただけます。

貴社専用時間外アナウンス オプションはこちら

ホットライン

お電話があった内容を、ホットラインにてご確認できます。

ホットラインへのお問い合せは、1日に3回までご利用が可能です。
※ホットラインの受付時間は、9:00~18:20までとなります。

・秘書スタッフより、その時点までの着電内容をご確認いただけます。

・電話応対時のお客様の細やかなニュアンス等、ご確認がいただけます。
(新規のお客様のニュアンス確認等)

・1~2週間前のお客様の電話番号や部署名、担当者名の再確認が可能です。
(最大2ヶ月前までの再確認が可能)

5名までスタッフ別対応

スタッフを予め、5名様まで登録することが可能です。

スタッフ毎に個別に電話対応ができます。
また、お電話のあった内容も、スタッフそれぞれにご報告させていただきます。

※エコノミープランは、5名様までは無料。
6名様以降は有料オプションとなります。1名様追加につき1,000円(税別)

◆ ビジネス / ビジネスプラス / エグゼクティブ / 士業向けプラン / 専門業向けプランは、10名様までは無料

言付け伝言

特定のお客様からお電話があった際に、会員様からお預かりした言付けをお伝えいたします。

お客様と連絡がとりにくい場合に応対いたします。
具体的には、大切なお得意先様からお電話が入っても、折り返しのご連絡をするのが難しい場合に言付けを承りご応対いたします。

行き違いにならないようにするため、ご指示いただいた言付けをお客様へお伝えし、安心感を与える応対をいたします。

言付けの承り事例

会議伝言:
「○○様より連絡があったら、本日は夜まで会議なので明日連絡しますと伝えてほしい。」

遅延伝言:
「○○様と待ち合わせしているが、5分ほど遅れそうなので連絡があったらそう伝えてほしい。」

出荷伝言:
「○○様より連絡があったら、昨日、ご入金の確認がとれたので、商品は本日発送しますと伝えてほしい。」

スケジュール把握

お客様からお電話があった際に、会員様のスケジュールをお伝えいたします。

外出や出張の際、事前に当社のホットライン(問い合わせダイヤル)または、Eメールへご連絡いただければ、帰社予定時間をお客様へお伝えするなどの応対をいたします。

スケジュールを事前に賜ることによって、より細かくスムーズな応対を行うことができます。

スケジュールの承り事例

帰社時間:
「これから外出して17時の帰社時間になります。」

会議:
「10時から12時までは会議中です。折り返しは12時以降になると伝えてほしい。」

国内出張:
「高橋は、本日から明日まで福岡出張に行きます。急ぎの方は、別の担当者より連絡すると伝えてほしい。また、鈴木は、本日は終日外出しています。」

海外出張:
「高橋は、来週から2週間、アメリカ出張です。急ぎの方は、Eメールで問合せをしていただくように伝えてほしい。」

研修:
「本日は終日研修なので、明日の連絡になると伝えてほしい。但し、お急ぎの方は休憩時に連絡をするので、少々お時間をいただくということを伝えてほしい。」

会社情報案内

会員様の会社・事務所等へのアクセスのお問い合せに対応いたします。

業種・業務概要、取扱商品・サービス概要、営業時間、定休日、ホームページアドレス、Eメールアドレス、口座番号、会社設立日、住所、不在時の宅配対応、そして、最寄り駅から事務所までの道順案内まで、専任秘書としてきめ細やかに対応いたします。

緊急時携帯連絡

緊急の際や2度目のお電話をいただいた時等は、携帯電話へお電話いたします。

緊急かどうかの判断は、秘書スタッフへゆだねられますが、基本は以下の通りとなります。

・お客様が大至急とおっしゃった場合

・同じ方から同日に2回目でかつ催促のお電話

・お約束(待ち合わせ時間)まで間がない時間変更のお電話

※「電話があったことだけ伝えてください」「またかけ直します」「戻りましたら連絡下さい」等は携帯には連絡いたしておりません。

※担当者様の携帯へ連絡した際に、万が一不通の場合でも、時間をおいて繰り返し3回までご連絡をし、ご用件をいち早くお伝えするよう努めます。

※ご用件別に切り分ける事は、応対ミスに繋がり、結果としてご迷惑をおかけする事になってしまう可能性が高いため、いたしかねます。

Eメール即時報告

全てのお電話の内容を随時Eメールにて報告いたします。(携帯・パソコン等へ)

貴社のスタッフ毎に、10名様まで個別にメール送信ができます。
個別のメール送信は、2アドレスまで登録も可能です。(最大20アドレス)

登録の追加・変更・削除は全て無料にて承ります。

※11名様から1名様追加毎に1,000円(税別)がかかります。

※携帯でメールを受信する場合に迷惑メール防止等でドメイン解除が必要な場合があります。

ここがポイント

・緊急のお電話や、メールを見落としてお客様より2度目のお電話を頂いた時等は、メールをお送りし、かつ秘書スタッフより直接携帯にもご連絡させて頂き、万全を期しております。

・打合せ中、電車の中でもまわりを気にせず、しかもメモ不要で確実にお電話の内容を確認できます。

・当社へのお電話の内容確認の手間、また各スタッフに伝言を伝える手間もかかりません。

・お客様管理が容易にできます。

Eメール報告例

基本の報告例

各スタッフ宛は、各スタッフ毎の携帯へメール報告いたします。
各スタッフは、各自でご用件を対応していただきます。

基本の報告例

※10名様まで個別アドレス宛てに基本料金内でご利用できます。
(11名様から1名様追加毎に1,000円(税別))

採用受付対応

アルバイト・正社員の採用受付を一次対応いたします。

10名までスタッフ別対応

スタッフを予め、10名様まで登録することが可能です。

スタッフ毎に個別に電話対応ができます。
また、お電話のあった内容も、スタッフそれぞれにご報告させていただきます。

※ビジネス / ビジネスプラス / エグゼクティブ / 士業向けプラン / 専門業向けプランは、10名様までは無料。
11名様以降は有料オプションとなります。1名様追加につき1,000円(税別)

◆ エコノミープランは、5名様までは無料

内線感覚取次

外出先でもお客様と直接会話ができるサービスです。

電話交換手のように、お客様からのお電話を、秘書スタッフが一旦電話応対をします。
そのまま、貴社のご担当者様へ内線電話感覚で電話をおつなぎし、お客様と直接会話ができます。

電話をかけてきたお客様は、貴社のご担当者様が、あたかも社内に在席しているイメージで、直接会話ができます。

外出先でも内線感覚

ここがポイント

・新規顧客からのお問合せでも、タイムリーに会話いただけるので、ビジネスチャンスを逃しません。

・大切なお客様のみ、お電話にでることも可能ですので、仕事の効率が更にアップできます。

・ご担当者様が商談中等で、お電話が受けられない状況の場合(または携帯が留守番電話等)には、秘書スタッフでご用件を承り、 メールにてご報告させていただきますのでご安心ください。

・取次いだ内容も全て報告するので、社名・お名前の再確認ができ、非常に便利です。

・スタッフ10名様まで、個別に取次が可能です。

日本国内(携帯電話、PHS、一般電話、IP電話)ならどこでも対応が可能です。
※但し、海外は対応しておりませんので予めご了承願います。