お客様に不評だった

これは電話代行業界の長年の課題です。 原因は、電話オペレーターの多くが「電話に出て、取り次ぐことだけが仕事」と考えているからです。 ビジネスアシストがオペレーターではなく、秘書にこだわる理由は、「秘書は上司の支援を使命としている」からです。 つまり上司の成功が自分の成功だと考えるので、電話をくださったお客様にはマニュアル的ではなく真心で応対しております。ご安心ください。

敬語が話せない

丁寧語、謙譲語、尊敬語を含め、業界では異例の360時間マンツーマンで研修を行っています。 徹底的にビジネストークを学ぶことで、好印象を与えることができるため、お客様の信頼を損ねることはありません。

事務的で冷たい応対

電話におけるマナーや接遇はもちろんのこと、顔の表情や身振り手振りの見えない電話コミュニケーションにおいて、声のトーン、言葉づかい、ヒアリングを大切にしております。 秘書として、お客様をもてなすことができる人材を、研修や実業務を通して育成しています。

応対は通り一遍で1パターンのみ

お客様からどんな事を尋ねられても「担当より折り返し」だけの応対だと不信感を与えてしまいます。 ビジネスアシストでは、商品･サービス名、スタッフ名、主要取引先、ホームページアドレス、メールアドレス、営業時間･定休日、道順や地図等を事前登録をいたします。 その情報を基にあたかも、あなたの社員のような多彩な受け応えが可能になり、信頼につなげていきます。

周囲の声が入り代行だとバレた

気付かれてしまう原因として、「隣で対応している声」や、「キーボードのキータッチ音」等が聞こえてしまうことが挙げられます。 ビジネスアシストでは、周囲の音を遮断できるように高性能インカム（ノイズキャンセリング対応）とサイレントキーボード（キータッチ音防止）を採用しております。

第一声を別会社で名乗られた

社名を間違えて名乗ることは絶対にあってはなりません。 パソコンと連動するCTIシステムを導入していない会社は、このようなミスが起きることがあるようです。 ビジネスアシストでは、最新鋭のCTIシステムを導入しているので、別会社を名乗ることはございませんのでご安心ください。

電話に出ないとクレームがあった

10コールも呼び出ししてから電話を受ける代行会社もあるようです。 ビジネスアシストでは、1〜２コールで受ける体制になっております。 1コールは時間にすると約3秒です。3〜6秒位が、早すぎず、遅すぎず、お客様にとって好感のもてるタイミングになります。

メールで他社の報告が入ってきた

顧客情報の漏えいは、あってはならないことです。 ビジネスアシストでは、メール送り先のミスが起きないように、常にシステムで監視を行い、個人情報も含め漏えい防止の対策をしております。

報告が名前だけで用件がない

「○○会社の○○様よりお電話がありました」とだけ報告をする会社も少なくはないようです。 ビジネスアシストでは、連絡先、ご用件までヒアリングをして報告するようにしております。 ご用件を把握することによって、事前準備が可能となり、的確な対応ができます。 お客様からも、安心感、好印象を持っていただけるようになります。

融通の利かないサービスに不満

出張や打合せ等のスケジュール把握ができない、緊急時でも画一的な応対しかしてもらえない会社もあるようです。 ビジネスアシストでは、いつでも連絡いただければ、ご要望を最大限に活かし、迅速に対応をいたします。

メール報告に気付かないことがある

メールを1回送信するだけの会社が多いなか、それに気付かないとタイミングを逃し、ビジネスチャンスを失う可能性があります。 ビジネスアシストでは、メールを単に送るだけではなく、秘書スタッフが緊急と判断した際は、直接携帯にもご連絡をして万全を期しております。

メール報告が4時間以上遅れた

メール報告の確認が遅くなればタイミングを逃し、会社の信頼も失い、機会損失をしてしまう場合もあります。 ビジネスアシストでは、随時報告漏れがないかどうか、システムで一括管理をしており、お待たせせずに会員様とお客様をつなげていきます。