サービス一覧・料金
弁理士・特許事務所専用専任秘書スタッフ対応
秘書検定2級以上を保有した専任スタッフが貴社専任の秘書としてお仕事をサポートいたします
30,000円
月額料金（税別）
- 対応秘書：専任秘書スタッフ応対
- 基本コール数：150コール
- 対応時間：9:00〜18:00
- 対応曜日：月〜金（平日）
- 貴社名応対
- 勧誘セールス電話分別
- ホットライン
- 言付け伝言
- スケジュール把握
- 会社情報案内
- Eメール即時報告
- スタッフ様登録数：10名
- コールオーバー：300円/件
- 日次レポート：Eメール
- 時間外アナウンス：全社共通
- 緊急時携帯連絡
- 採用受付対応
- 道順案内
- 内線感覚取次ぎ
- 内線取次ぎスケジュール把握
- SNS報告（Slack、LINE、Chatwork報告）
弁理士・特許事務所専用プレミアム上級秘書スタッフ対応
厳しい社内応対基準をクリアした応対優秀者上位20%の上級秘書スタッフのみがお受けする最上級プラン
60,000円
月額料金（税別）
- 対応秘書：上級秘書スタッフ応対
- 基本コール数：180コール
- 対応時間：9:00〜18:00
- 対応曜日：月〜金（平日）
- 貴社名応対
- 勧誘セールス電話分別
- ホットライン
- 言付け伝言
- スケジュール把握
- 会社情報案内
- Eメール即時報告
- スタッフ様登録数：10名
- コールオーバー：600円/件
- 日次レポート：Eメール
- 日次レポート： FAX
- 時間外アナウンス：全社共通
- 時間外アナウンス：貴社専用
- 緊急時携帯連絡
- 採用受付対応
- 道順案内
- 内線感覚取次ぎ
- 内線取次ぎスケジュール把握
- SNS報告（Slack、LINE、Chatwork報告）
- 月次レポート
※月額基本料金は毎月前払い制ですが、超過料金等は後払いにて申し受けいたします。
※毎月、コンスタントに基本コール数を超える場合は、お受付が難しくなります。
※年末年始、夏期休暇（3日間）はお休みをいただいております。
オプション一覧
- 貴社専用時間外アナウンス
- 貴社オリジナルメッセージを時間外にお流しいたします（初期費用3,000円）
- 1,000円/月（税別）
- 時間延長
- 平日18：00～19：00までの1時間を延長いたします
- 3,000円/月（税別）
- スタッフ5名様追加
- ご登録のスタッフ枠を増やせます
- 5,000円/月（税別）
- 専用FAX番号貸し
- 受信したFAXをメールで簡単に確認ができます（PDF､TIFF）
- 4,000円/月（税別）
- 夏期休暇対応
- 夏期休暇期間中(お盆の平日3日間)も電話応対いたします
- 4,500円〜/月（税別）
応対報告先カスタマイズ・内線取次先カスタマイズ機能
ビジネスアシストのサービスは、貴社のスタッフ様毎に、個別にEメールをお送りいたします。
メールアドレスはお一人あたり、最大２箇所まで登録することができ、パソコンと携帯のアドレスに同時にお送りしたり、社内共用アドレスと個人アドレスにお送りしたり、ご自由にカスタマイズいただけます。
また、スタンダードプラン以上の場合、ご用件別にご報告先を変更できます。銀行からのお電話は経理ご担当者様や代表者様だけにEメールをお送りするなどの細かく設定が可能です。
さらに、内線感覚取次ぎサービスもスタッフ様毎に、個別におつなぎすることができます。電話番号をお一人につき1箇所ずつ登録できますので、スピーディーに必要な案件を効率よく対応できます。
Eメール報告例
基本の報告例
各スタッフ宛は、各スタッフ毎の携帯へメール報告いたします。
各スタッフは、各自でご用件を対応していただきます。
※10名様まで個別アドレス宛てに基本料金内でご利用できます。
ライトプランは5名様まで個別アドレス宛のご利用となります。
応対事例
- 電話秘書：
- はい、伊東国際特許事務所でございます。
- 特許庁：
- 特許庁 国際出願室 田中と申します。
- 電話秘書：
- 田中様、いつも大変お世話になっております。
- 特許庁：
- お世話になっております。5/19に届いているJP201456814の手続きの件で、確認したい事項がありましてご連絡いたしました。ご担当の弁理士の先生はいらっしゃいますか？
- 電話秘書：
- 田中様、大変申し訳ございません。あいにく弁理士の伊東が外出中でございます。連絡は取れますので、お電話差し上げるようにいたしますが･･･。
- 特許庁：
- JP201456814､タイトルが「国際出願手数料振込済証提出書」ですが、手続き補正命令が5/13にいっていると思いますので、手数料補正書という書式になります。様式が違うので差し換えが必要となるのですが･･･。
- 電話秘書：
- 差し換えが必要という事ですね、承知いたしました。では、伊東と連絡をとりまして、お電話を差し上げるようにいたします。田中様、お電話番号を教えていただけますでしょうか。
- 特許庁：
- はい、03-3333-4444 内線111です。
- 電話秘書：
- 03-3333-4444 内線111 特許庁 国際出願室 田中様ですね。それでは担当者に連絡を取りまして、折り返しご連絡いたします。
- 特許庁：
- よろしくお願いします。
- 電話秘書：
- はい、かしこまりました。お電話ありがとうございました。
- 電話秘書：
- はい、伊東国際特許事務所でございます。
- 顧客：
- アイファクトリーの田中と申します。
- 電話秘書：
- 田中様、いつも大変お世話になっております。
- 顧客：
- お世話になっております。伊東さんいらっしゃいますか？
- 電話秘書：
- 田中様、大変申し訳ございません。あいにく伊東が外出中でございます。連絡は取れますので、お電話差し上げるようにいたしますが･･･。
- 顧客：
- 伊東さんから権利番号3171160の納付のご連絡を頂いたのですが･･･。
- 電話秘書：
- 納付の件ですね。
- 顧客：
- はい、4年度分の国内実用新案登録料の納付の金額の件で今回は7300円とお聞きしましたが、協同の考案者と合わせて7300円なのか、それぞれ7300円かかるのか、確認したいのですが･･･。
- 電話秘書：
- 7300円の登録料がそれぞれに必要なのか、それとも合わせた金額なのかという事ですね、承知いたしました。それでは伊東に連絡を取りまして、田中様へ折り返しご連絡させていただきます。
- 顧客：
- よろしくお願いします。
- 電話秘書：
- はい、かしこまりました。田中様、お電話番号を教えていただけますでしょうか？
- 顧客：
- 僕の携帯にお願いしたいのですが･･･今、着信出てますか？
- 電話秘書：
- はい、こちらでは090-1111-2222と表示されておりますがお間違いないでしょうか？
- 顧客：
- はい、間違いないです。
- 電話秘書：
- ありがとうございます。090-1111-2222 アイファクトリーの田中様ですね。それでは伊東からご連絡差し上げるようにいたします。
- 顧客：
- よろしくお願いします。
- 電話秘書：
- はい、かしこまりました。お電話ありがとうございました。
利用者の声
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“「連絡がつかない」ことへの不満がなくなった”
開業したての頃、お客様からしばしば私への連絡がつきにくいとの不満を伺っていました。
携帯電話への転送設定や留守番設定で対応はしたつもりですが、移動中などタイミングの悪さも重なって、そのような印象を持たれてしまったのかもしれません。
そこで電話代行サービスを探していたところビジネスアシストの電話秘書サービスと出会いました。電話を受けた時は、必ずお客様への折り返し連絡の希望を聞いていただくようにしています。
事務所への着電情報は携帯メールに送ってもらい、緊急対応を要する連絡の場合には携帯電話に直接電話をいただくようにしています。
特にメール報告が早く、また緊急時対応の要否を敏感に察してくださるので助かっています。
その後「連絡がつきにくい」との不満を聞くことはなくなりました。私のような仕事はお客様との信頼関係が大切なので、連絡がつかないことによる不満や負担が軽減されたのはとても大きいです。
現在はスタッフが留守番していることもありますが、電話連絡のトラブルを避けるために継続利用させていただいています。
ビジネスアシストの電話秘書の皆さんは、ちょっとした対応変更にも柔軟に応じてくださるので助かります。弁理士
森田特許意匠事務所
代表 森田 拓生 氏
