よくある質問
サービスについて
- SNS（SlackやChatWork、LINE等）で報告はできますか？
- Slack、Chatwork、LINE、LINEWORKS、Temas、messengerなどに対応しております。その他をご希望の方は一度お問い合わせください。※但し、ライトプラン、弁護士・法律事務所専用ライトは対象外となります。
- なぜ、オペレーターではなく秘書スタッフなのですか？
- お客様の期待にお応えできる電話応対は、電話を取り次ぐのみのオペレーターではなく、ビジネスをサポートする秘書だけが実現可能であると考えているからです。さらに詳しく
- スタッフ全員が正社員って、何かメリットはあるの？
- 会員様が質の高いサービスをご利用いただくためには、正社員で対応させていただくことがとても重要と認識しております。電話代行やコールセンターを行っている会社のほとんどは、スタッフを派遣社員やアルバイト・パートとして採用しています。採用する側からすれば「いつでも辞めてもらえる」ため、採用へのリスクが低くなりますが、採用される側からしてみれば「いつでも辞められる」や「いつか辞めさせられる」という気持ちがあるので、会社への帰属意識は強くなりづらいです。さらに詳しく
- サービス開始は最短でいつからになりますか？
- 最短で2営業日後（土日祝日を除く2日後）にサービス開始ができます。（尚、お客様の電話回線で転送サービスへ新たにご契約いただく場合は、地域により転送サービスの工事が多少遅れる場合もございますのでご了承ください。）
- 土日祝日はサービスしてますか？
- 誠に申し訳ございませんが、土日祝日（休日）の電話応対サービスは行っておりません。
- どのように報告してくれますか？
- 受電内容はライトプランはEメールで、その他のプランはEメールまたはSNS（Slack、Chatwork、LINE、LINEWORKS、Teams、messengerなど）で、都度ご報告いたします。業務終了後には全ての受電記録を一覧にし、日次レポートとしてEメールでお送りいたします。営業・勧誘電話は基本的には日次レポートのみでご報告しておりますが、ご要望があれば都度ご報告することも可能です。なお、当日同じお客様より「まだ連絡がない」と催促のお電話が入った場合は、受信確認ができていないのでは？と判断をし、ご担当者の携帯へ直接お電話を差し上げ、万全な体制で対応させていただいております。
- 月間コール数が200コール以上でもサービスは受けられますか？
- 当社の電話代行・秘書代行サービスは、毎月、最大で200コールを上限にサービスを提供させていただいております。複数月などコンスタントに200コールをオーバーする場合は「代表電話BPOサービス」をご利用ください。※単月でコールオーバーが出た場合は、追加料金としてご請求させていただいております。
- スマホや携帯（docomo、au、Softbank）のドメイン解除方法は？
- 各キャリア（docomo、au、Softbank）の設定画面から「@biz-assist.co.jp」を受信できるように設定をしてください。各社の設定方法はさらに詳しくをご覧ください。さらに詳しく
- 在社しているときは自分で電話を取れますか？
- 転送を解除（停止）していただければご自身でお電話を受けることが可能です。平日9:00から18:00の間でしたら、お好きなときに転送の開始・停止をしていただけます。
- お昼休み等で電話を受けられない時間はありませんか？
- 平日の9:00から18:00までなら、いつでも電話をお受けできますのでご安心ください。また、お昼休みや庶務等で銀行回りをする場合だけ転送をしたいという方も、転送したいときにいつでも電話をお受けいたします。
- 携帯へ連絡をしてもらいたいが、つながらない場合はどうなりますか？
- 時間をおいて、2回までリダイヤル（計3回）いたします。※但し、緊急性等により3回以上のお呼び出し対応をさせていただき、万全を期しております。
- 何名の秘書スタッフで対応していますか？
- グループ制となっており、1グループ6～7名の秘書スタッフで対応しております。（秘書スタッフは全て女性になります。）業界でもビジネスアシストだけ、スタッフの顔写真も公開しております。※秘書スタッフ紹介はこちら
- 常に同じ一人の秘書スタッフで対応してくれませんか？
- 一人の秘書スタッフだけで対応はできかねます。理由は、そのスタッフが他のお電話に出ているときは、貴社の電話に出ることもできなくなります。もしも、お客様から「いつも電話に出る人の名前が違うね」等と言われることが心配でしたら、秘書スタッフの名前を統一することで対応させていただいております。
- どんな方が電話に出るのか、お客様に悪い印象を与えませんか？
- 業界では異例の360時間の新人研修と、その後のフォロー研修等を実施し、しっかりと秘書として教育されたスタッフは、ホスピタリティにあふれ、明るく正確な応対で多くの会員様より高評価をいただいております。ビジネスアシストの電話秘書は、単なる電話取次だけの電話代行ではありません。電話応対を行う「電話代行」に、秘書の業務とホスピタリティを加えたサービスです。取扱商品・サービス概要を把握して、貴社の専任秘書として対応することでお客様への信頼を提供してまいります。※利用者の声はこちら
- 秘書スタッフが電話に出るとき、他の会社の社名を言ったり、間違えたりしませんか？
- 当社では、お客様から電話がかかった瞬間に、会員様の会社名はもちろんのこと、事前に打合せた会社の取扱商品やサービス等が秘書代行システムの画面に表示されます。秘書スタッフは、それらの情報を確認しながら、お客様と電話応対をしますので、どうぞご安心ください。もちろん、会員様の応対情報は電話応対を開始する前に、秘書スタッフ全員で確認しており、秘書スタッフ教育も怠っておりません。笑顔で明るい丁寧なオペレートが基本と考えております。
- 聞き間違え、伝え間違えなどのトラブルはありませんか？
- 貴社のデータは、全て秘書代行システムに登録してあり、得意先・担当者・注意事項等を瞬時に画面上で確認ができます。お客様との応対で不明瞭な部分は確認をとり、万全を期しております。※ 先方の回線状況など、聞き取りにくいお電話の場合は、まったく誤りがないとはいいきれません。当社特有の秘書代行システムは、貴社のお取引先の社名、名前、電話番号を事前にお知らせいただくことで、トラブル防止策を講じることが可能なシステムです。（お申込書時に得意先欄に記入していただければご登録が可能です。）
- 登録内容の変更や修正は可能ですか？
- 事務所のご移転、スタッフの追加、退職等での削除、Ｅメールアドレスの変更、携帯番号の変更など、ご都合にあわせて随時承っております。※登録変更の手数料は無料です。
- 帰社時間などをお客様へ伝えてもらえますか？
- 外出の際に、当社のホットライン（直通ダイヤル）へスケジュールをお知らせいただければ、帰社予定時間をお客様へお伝えするなどの応対をいたします。また、メールでお知らせいただくことも可能です。
- 出張であることも伝えてもらえますか？
- はい、可能です。ご予定をお知らせいただければ、秘書スタッフがスケジュールを把握して、お客様へ出張であることをお伝えいたします。当社では会員様のご都合に合わせ、臨機応変に対応させていただいております。また、お知らせいただいた件は、その都度、秘書スタッフ同士でも共有しておりますのでご安心ください。
- 個人情報の漏洩は大丈夫ですか？ （プライバシーポリシーについて）
- 当社では業務上知り得た事項、会員様のプライバシーの秘密厳守をいたしております。ご安心してお任せください。個人情報保護方針
- 外国語は応対してもらえますか？
- 基本は、日本語のみの応対になります。但し、英語のお電話が入った場合、外出中の旨をお伝えし、お名前、お電話番号をお聞きするよう心がけてはおりますが、詳しい内容等の聞き違えや聞き損じ得る可能性もございますので、予めご了承ください。※英語以外の外国語の場合、簡単なご伝言をカタカナ表記でご指示下さいましたら幸いです。例:○○語はわかりません。担当者外出中の為、メールでご用件をお送りください。
- クレームのみの応対はできますか？
- 申し訳ございませんが、クレームのみの応対は行っておりません。基本的に当社のサービスは、貴社のお電話を一時受付として応対させていただくだけですので、クレームの解決はできかねます。当人同士でお話し合いをしていただき、解決する方法しかございません。
- 対応地域はどこになりますか？
- 電話秘書代行サービスの対応地域は全国４７都道府県全てに対応しております。万一、対応地域にお客様の地名がない場合でも、まずはお気軽にご相談ください。さらに詳しく
報告方法について
- ビジネスアシストの電話代行報告をLINE WORKSで受け取る設定手順
- ビジネスアシストではLINE WORKSを使った受電内容の投稿に対応しております。LINE WORKSに受電内容を投稿するためには、LINE WORKSの御社環境内でBotを設定していただく必要がございます。Botの設定方法は、さらに詳しくからご確認ください。さらに詳しく
転送について
- 転送するにはどうすればいいのですか？
- 契約中の電話会社の転送サービスや、電話機の転送設定をご利用ください。主要な電話会社の転送サービスについては、さらに詳しくをご確認ください。さらに詳しく
- NTTのボイスワープとはなんですか？
- NTTの「ボイスワープ」とは、電話を転送するサービスのことです。電話秘書サービスでは、事務所にかかってきた電話を当社へ転送していただくため、ボイスワープのサービスをおすすめしております。局番なしの116番にてお申し込みいただけます。
- 転送テストはどのようにして行いますか？
- 転送していただく事務所の電話を、ビジネスアシスト指定の転送先電話番号に登録していただきます。登録が完了後、転送開始状態にしてから、お客様の携帯等より事務所へお電話をかけていただきます。電話が転送されて、ビジネスアシストの秘書スタッフが貴社名で電話に出るか確認をしていただきます。その後、メール連絡のお客様はテストのメールが受信されたら完了となります。
- 転送する時には必ず連絡は必要ですか？
- ご連絡いただかなくても問題ありません。ご都合に合わせて転送の開始、停止を行ってください。当社に転送されてきましたら、事務所は不在と判断して、「あいにく担当者は外出しております」と応対させていただきます。また、スケジュールを事前にお伝えいただければ、休暇中、出張中、打ち合わせ中、通話中、離席中等の応対も可能です。
- 転送の開始・停止はそちらでやってもらえますか？
- 申し訳ございませんが行っておりません。転送の開始・停止は貴社にてご操作をいただくか、別会社のサービスで転送緑もございますので、直接お問い合わせいただければ幸いです。
- そちらで電話を取ってもらって、あたかも内線（電話交換手）で呼び出すように、かかってきた電話を携帯へ転送して話をすることができますか？
- スタンダード、ハイグレード、専門業向け専用、士業向け専用の各プランは、かかってきたお客様のお電話を取次して、直接会話していただくことが可能です。※但し、ライトプラン、弁護士・法律事務所専用ライトは対象外となります。
申し込みについて
- 契約時に必要なものはなんでしょうか？
- 申込書類のご提出のみになります。（申込書・秘書応対指示書に必要事項をご記入の上、当社へFAX、Ｅメール、または郵送でお送りください）※ご注意※オプションの『専用電話番号貸し』『貸し住所』『専用FAX番号貸し』『逆転送』のご希望の場合は、申込書の他に代表者の身分証明書（運転免許証、パスポート等）のご提出が必要になります。
- 申込みできる地域は決まっていますか？
- 日本全国、どちらからでも当社のサービスをご利用頂くことが可能です。
- 個人でサービスを利用できますか？
- 個人事業主の方なら、当社のサービスはご利用いただけます。
- 海外からの申込みや利用は出来ますか？
- 日本に責任者の方が在住していれば可能です。当社のサービスは、日本語応対のみになりますのでご了承ください。※但し、台湾の場合は百年国際商務有限公司経由で申し込みすることは可能です。
- 最低契約期間はありますか？
- オプションの専用電話番号貸し・貸し住所・専用FAX番号貸しをご利用の場合は、最低2カ月契約からとなります。それ以外のプランについては、特に定めはございません。解約の1ヵ月前までにお申し出ください※関連：解約、休止するときは、いつまでに申し出ればよいですか？
- 社員旅行中の3日間だけ、電話を受けてもらえませんか？
- 1日単位のサービスはございませんのでご了承ください。
- 解約、休止するときは、いつまでに申し出ればよいですか？
- 一ヶ月前（月末起算）までにお申し出頂く必要があります。※例えば12月末解約希望の場合は、11月30日までにご連絡ください。
- 一度解約し、その後再開した場合はどうなりますか？
- 前回ご契約頂いた際のご登録内容に大幅な変更等がなければ、ご一報いただくだけでサービスの再開は可能です。
- 料金の支払い方法は？
- 当社のサービスは、前金制とさせていただいており、自動振替をお薦めしております。お振込みの場合、お振込み手数料は会員様負担でお願いしております。さらに詳しく
- 請求書は発行できますか？
- 月半ば頃にPDF形式で発行しております（郵送は不可）。
- 領収証は発行できますか？
- 当社のサービスは、領収証の発行は行っておりません。お振込明細書または、通帳に「NICOS」等と記載されますのでそちらにて、ご確認ください。
- 試しに無料で使えませんか？
- 最適化されたサービスを提供するために、30日間の無料トライアル期間を設けております。※「専用電話番号貸し+共同FAX番号貸し」「住所貸し」「専用FAX番号貸し」をご利用のお客様はトライアル対象外となります。予めご了承ください。
電話秘書について
- 電話秘書ってなんですか？
- ビジネスアシストの電話秘書とは単なる電話取次ではありません。電話の応対行う「電話代行」に「秘書の業務」と「ホスピタリティ」を加えたサービスです。スケジュール管理や、業種・業務概要、取扱商品・サービス概要を把握して、貴社の専任秘書として対応することです。
- 不動産業専任の秘書スタッフはどのような人ですか？
- 当社独自の不動産秘書検定に合格した女性秘書が担当いたします。
その他
- 電話・FAX番号を借りた場合、電話番号とFAXの番号は別ですか？
- 電話番号とＦＡＸ番号は別になります。但し、専用電話プランの場合は、FAX番号は他の会員様と共有の番号となります。※専用の番号が必要な場合は、オプションで専用FAX番号貸しサービスもございます。
- 専用電話番号は希望番号で取得できませんか？
- 申し訳ございません。当社のサービスでは、専用電話番号のご希望番号は承っておりません。当社にて決定させていただきます。
- 住所を借りた場合、郵便物、宅配物は受け取ってもらえますか？
- 郵便物の受け取りは可能です。受け取った郵便物は、150円（税別）/通＋郵送代実費で週に3度（月・水・金）に指定のご住所へ発送いたします。但し、書留、生もの、クール便、海外からの郵便小包、宅配便の着払い等、受取る際に料金が発生する物、印の必要となる物等の受取りについては承っておりませんのでご了承ください。※宅配物は送料着払いにて、発送いたします。ご指示頂けましたら当日発送することも可能です。
- 住所を借りた場合、登記することはできますか？
- 登記することはできませんのでご了承ください。
- 住所を借りた場合、ミーティングルームはありますか？
- 打合せ等のミーティングルームはございませんのでご了承ください。（住所はホームページ、名刺、印刷物への記載は可能です）
- 104登録はできますか？
- オプションの専用電話番号貸しの場合はできます。お申込時に手数料として3,000円（税別）がかかります。
- フリーダイヤルを貸してもらえますか？
- 申し訳ございませんがフリーダイヤル貸しのサービスは行っておりません。お客様がお持ちのフリーダイヤルをボイスワ－プで転送して頂くことは可能です。
- 電話を転送する場合の通話料金は誰が支払うのですか？
- 貴社から当社（転送先）までの通話料金は、貴社のご負担となります。お客様は貴社までの通話料金のみ負担となります。
- 自分で持っている電話番号の持込みはできますか？
- 申し訳ございませんが電話番号の持込みはできません。
- 架空の会社を作りたい。
- 当社では現在事務所を持っている方、事務所を持たずにご自宅でお仕事されている方、これから起業される方など、実際に起業されている方のサポートを目的としてサービスを提供しております。実態のない会社（架空）の応対や在籍確認への対応はお断りさせて頂いております。
- 一本あたりの通話時間の長さの違いによって、基本料金は変わりますか？
- 月額料金の基準は『着信件数』だけではなく、『応対時間（電話回線の拘束時間）』つまり、「一本のお電話にどれだけの時間がかかるか」という点も基準に考慮されており、各プランにより、通話時間の規定が異なります。また、3ヶ月以上連続して平均通話時間が規定時間を超えた場合は、プランやサービスの変更をお願いする場合がございます。 各プランの規定通話時間はさらに詳しくからご覧ください。 さらに詳しく
- 貸し住所で借りられる住所はどこになりますか？
- 当社と同じ住所です。貸し会議室はご用意がございません。また登記にもご利用いただけません。貸し会議室や登記をご希望の場合は、当社で提携しております、レンタルオフィス、バーチャルオフィスをご案内しております。
- 電話番号を借りる場合はどんな番号がありますか？
- 東京03の電話番号になります。
- 停電に対する対応はどうなっていますか？
- 計画停電のあった2011年6月に非常時に備えて自家発電の設備を導入しております。
- 電話応対に向いている人を採用したいのですが、どのような人がいいでしょうか？
- 人に感謝ができ、気配りのできる方が向いてます。また、相手の方に対して『傾聴』する姿勢がる方が向いております。 『傾聴』とは、「きく」という言葉でも「耳できく」や「口できく」ではなく、「心できく（聴く）」が傾聴です。 相手の心情に推し量り、相手が求めているものを最大限念頭におきながら話を聴くということです。さらに詳しく
- 新入社員に電話応対方法を教えたいのですがどう教えればいいですか？
- 新入社員が最も参考になるのは、上司や先輩達からの経験談です。ポイントは、お客様が喜んだ事や、感謝した事、受注につながった事等、よかった出来事と、お客様に叱られた事、クレームにつながった事等、悪かった事もお話してください｡また、直ぐにお客様の電話を受けさせるよりも、上司や先輩達が、携帯から会社に電話をかけて、その電話を取る練習をするのも上達の近道です。 さらに詳しく
- アルバイトでも受け付けは勤まりますか？
- 人に感謝ができ、気配りのできる方であれば、きちんとした研修を行えば、アルバイトの方でも問題ありません。さらに詳しく
- 電話代行の選び方を教えて下さい。
- 問い合わせをする前に、どこまで電話応対をして欲しいのか、質問を整理することをおすすめします。さらに詳しく
- 不動産業をやっています。内見の案内などで席を外すときだけ電話受付を頼みたいのですが可能ですか？
- もちろん可能です。席を外すときに当社へ転送していただければ、しっかりと電話応対させていただきます。 不動産業専用プランは、物件確認の有無対応、レインズへの図面案内の誘導、物件の広告掲載の可否の案内対応、内見希望者への案内対応に対応しています。
- 小さな町の不動産屋です。内見の案内中、留守にしなければいけません。 その時間の電話受付はどのようにすればいいでしょうか？
- 内見の案内中は当社へ転送していただければ、物件確認の対応や、レインズの図面案内、広告掲載の可否等も対応可能です。 不動産業専用プランは、物件確認の有無対応、レインズへの図面案内の誘導、物件の広告掲載の可否の案内対応、内見希望者への案内対応に対応しています。
