大切なお客様へのおもてなしは、挨拶から

秘書の仕事のひとつとして、『来客接遇』があります。上司とお取引先様が、常に好ましい関係を続けられるよう、誰に対しても公平に、気持ちよくお迎えしたいものです。

具体的には「受付と案内」、「接待（茶菓のサービス）」、「上司不在中の応対」、「見送り」などがその業務と言えるでしょう。
まずは、お約束のあるお取引先様がいらっしゃった場合「いらっしゃいませ」と笑顔で応対します。越権行為をしないよう、お取引先様との関係にもよりますが、笑顔で「お待ちしておりました」と一言添えたり「お足下の悪い中、ありがとうございます」などお声掛けできるとよいですね。

さて・・・、どこにお通しすればよいでしょうか？

応接室のソファーなどの席や、車や列車、飛行機の座席には『席次』といって順番があります。上座には上位の人が、下座には下位の人が座るのがマナーです。もちろん、お客様は上座にお通しします。
一般的には奥の席が上座となり、和室では床の間に近い場所が上座になります。「出入り口から一番遠い場所」が一般的です。ソファーと一人用の椅子がある場合は、ソファーの席を勧めます。従って、応接室などで席をセットするときには、入口から遠い奥の場所に、上座となるソファーを設置し、その反対側に下座となる２脚の椅子を設置するのが通例です。
ソファーがなく、一人用の椅子だけでセットされた場合は、奥の席から順番に上座となるのですが、来客が２人の場合は、対話上、来客の方が１番目と３番目の席に座り、上司は４番目の席に座ります。ぜひ少し会釈をしながら手を席の方へ差し伸べ、「どうぞこちらにお掛けになって、お待ちくださいませ」や「（上司は）すぐに参りますので、少々お待ちくださいませ」と、一声掛けてご案内してください。そして部屋を出る際には一礼を忘れずに退出しましょう。