提案事例 - 電話代行・秘書代行・電話受付代行サービス
販促品の企画、製造業：約41％が不要な電話。営業電話をカットしたら生産性が向上
社名J＆Cサプライ株式会社
業種販促品・ノベルティグッズの企画・製造
規模従業員数10名以下（入会時）
営業電話の排除だけでなく、新規問合せに関してはフォームへ誘導、バイネームの時には担当者の携帯に取次など、電話の一次受けを自動化。スタッフが出てしまうと、どうしても電話で答えないといけなかったが、電話受付を通すことで、フォームへ誘導がスムーズになり、フォームからの連絡が望ましい電話を含めると全体の約68％が対応不要な電話なことが判明した。
導入前
導入前の悩み・解決したいこと
テレワークの導入に伴い、電話の一時受けを自動化したいと思っていた
電話代行に望んだこと
顧客からの質問（製造可能な商品かかどうか、製造日数に対する問い合わせ、見積もりなど）に対して、サイトに明記してあるぐらいの項目であれば回答。答えられないものは、問い合わせフォームを案内して欲しい
電話でスタッフを指名された場合は、商品発注契約などが進んでいる方とみなし、ご用件にかかわらず、電話を直接携帯へ取り次いで欲しい
Chatworkでの報告を希望。
トライアル後
解決したこと・わかったこと
営業担当は電話対応の時間を省くことができるようになり、業務に専念、生産性の向上に繋がった
緊急の案件に対して、チャット報告だけでは、すぐに気がつくことが難しいことがわかった。緊急案件は携帯電話へ電話で連絡などが望ましい。
相手がスタッフ名を指名してきても、指名されたスタッフはその担当でない事があった。そのため、電話の取次は指名されたスタッフへ取次のではなく、用件別で取次先を変えることも必要だった。
実際の効果
１ヶ月の受電数のうち、約41％が不要な電話。さらに、本来は電話対応ではなく、フォームからの連絡が望ましい電話を含めると全体の約68％が対応しなくてよい電話だった
トライアル後の提案
ご提案したプラン：スタンダードプラン 月額3万円(税別)
受電件数
総受電数が116件、報告件数は68件、うち取次の案件は37件でした。
応答の確認
販促品・ノベルティグッズの製造を行っている企業のため、国際郵便に関する連絡は、指名があっても国際郵便のご担当者様にお取次するようにしました。
基本応対の変更
営業時間が9時半始業のため、9時〜9時半は始業後に折り返しという対応にしました。
