提案事例 - 電話代行・秘書代行・電話受付代行サービス
弁護士事務所：見える化しにくい、事務局の電話の負荷を定量的に把握
事務所名パークス法律事務所様
業種弁護士事務所
限られた人員で業務を行うには、突発的な電話対応を減らすことが重要だと考えていましたが、実際受電業務という見えない仕事を見える化したことで、電話が多い時間や日時を把握することができ、効率的に人員を配置できるようになった。
導入前
導入前の悩み・解決したいこと
新事務所開設に伴う、経費削減
電話代行に望んだこと
新規開設で事務局の人数も限られているため、電話の負担だけでも減らしたかった。
事務局の負担軽減の為、用件までしっかり聞きとってほしい
トライアル後
解決したこと・わかったこと
事務局に及ぶ負荷、見える化しにくい電話対応の部分が、定量的に把握することができ、今後の事務局の運営に役立てられた
一時的なメール通知は、気づかないことや、確認が後回しになることがあるが、急を要する件のみ携帯へ電話連絡されるのは見落としの防止になった。
実際の効果
終日の電話数からみると、電話対応の人員的には1名で足りるが、始業後、休憩後にあたる9時、13時などは電話が多く、1名体制で電話を取ることはリスクが高いことがわかった
トライアル後の提案
ご提案したプラン：弁護士専用ライトプラン 月額3万円(税別)
1
受電件数
新規開設で受電数の上限が見えないとのことでしたので、導入しやすい弁護士専用ライトプランをご提案しました
追加でご提案したこと
1
『詳細なご用件の聞き取り』と『折り返し』と言わない対応
用件の伝達のみで終わる電話も多数あります。こちらから『折り返す』と安易に言わないことで、余計なかけ直しの手間を減らせるようご提案しました。
