業種：訪問診療事業
規模：医師2名

 
ビジネスアシストが電話の一次受けをすることにより、診療時の電話を取り逃がしなく受けとれるようになり、また電話対応による業務の中断もなくなったことから、電話対応の負荷が減りました。
また、電話の用件をテキストで見える化することで、事前に対応を考えられるようになったことも効率化に繋がりました。

 

導入前

■導入前の悩み

・別の電話代行サービスを利用しているが、「担当者が不在」のみの対応でカスタマイズができない
・報告内容が「○○の件」の用件名のみで内容まで聴取してくれない

■ビジネスアシストに望んだこと

・なぜ折返しが必要なのか、急ぎの件なのかなど詳しい用件まで聞いてほしい
・「担当者が不在」ではなく「医師が訪問に出ておりますので、ご用件申し伝えます」と対応してほしい
・折返しが不要な場合は用件をしっかり聞き取ってほしい
・取引しているところが決まってるので折返しの電話番号は聞かないでほしい
・営業電話は断ってほしい
・簡単な問い合わせは答えてほしい

 

 

トライアル後

■解決したこと

・電話の応対時間を削減できたので業務に集中できた。
・「○○の件」だけではなく、どの処方箋の件で、どのよう確認をしたいのか、どのような問題が起きている、折返しが必要なのかなど詳細な用件をヒアリングしてもらえるので折返しの対応が50％削減につながった。
・外出時に電話の用件をLINEで確認できるようになったので、次にどんなアクションをとればよいか常に明確になった。
・緊急案件は携帯電話へ電話ももらえるので、すぐに対応ができるようになった。