先日あるお店に入ったとき、隣にいた20代前半ぐらいの男性2名が「会社の電話に出たくない」という会話をしているのが聞こえてきました。 『電話に出るのがだるい』 『会社の電話にでると仕事が中断されるので、できるだけ電話に出たくない』『誰も電話に出ないから仕方なく電話に出ている』『電話がなっているだけで集中力が途切れる』というのです。     それ、まさに「電話秘書」を頼むといいですよ!! と声をかけてしまいそうな話ですよね。   しかし、実際こういった悩みを抱えていらっしゃる会社は少なくありません。新規でお問合せいただく際など「自分ばっかり電話を取らされていて、もう限界・・・」と仰っている中間管理職の方もかなりいらっしゃいます。     では、なぜ今このような事態がおきているのでしょうか?     それは、電話が主なコミュニケーションツールだった頃とは違い、様々なコミュニケーションツールが普及した昨今、プライベートで電話を使う機会はなく、固定電話が無い家庭もめずらしくありません。そんな環境で成長してきた若者が、社会に出たからといってすぐに電話に出られるわけがありません。 『電話にでることが新人の仕事』『新人が電話に出るべき』が言わなくても通用する時代は終わり、なぜ『新人が電話に出たほうがいいのか』から『どうやって電話にでるのか』を始めに教えてあげないといけない時代になったのです。 はじめの新人指導を怠ると、自分からは電話に出ない社員がどんどん出来上がってしまいますし、電話に出ないことで『電話が苦手』『電話が怖い』と思うようになってしまいます。このような事がないようにしっかりと指導をしていきたいですね。   それでも教育かける時間がない、“ 簡単に ” 仕事に集中する時間を増やしたい!!そんなときには、ぜひビジネスアシストの電話秘書サービスをご利用ください! 4)時間を有効活用し仕事の生産性をあげる方法 決してサボっていたわけでも、手を抜いていたわけでないのに、その日予定していた仕事が終わらなかった経験あると思います。実はそれ、仕事量過多なわけでも、あなたの要領が悪いわけでもないかもしれません。   あるデータによると、仕事中に話しかけられるなど予定していない行動で作業を中断すると、中断後に作業を再開するのに25分。中断前の集中力まで戻すには、さらに15分も要するという結果が出ています。つまり、単純計算で一日8時間労働として5回作業を中断すると、約3時間以上はロスしていることになりますね。 たった5回の中断でこの結果です。ここに来客や電話対応を含めたら、中断回数はもっと増えることでしょう。 ただ、逆に考えれば、仕事の時間を増やすためには「中断する回数」を減らすことができれば、時間が増えるということです。   では、どうしたらこのロス時間を減らせるか考えてみましょう。   ■「がんばるタイム」の導入 「がんばるタイム」とは、電話対応や雑談、コピー、電話、立ち歩き、雑談などすべての割り込みを禁止、上司や部下との打ち合わせ、相談なども禁止し自分の仕事だけに集中するための時間です。 10年ほど前、内閣府より発表された ワーク・ライフ・バランスの実現に向けた「3つの心構え」と「10の実践」の中でも出てきており、大手企業の資生堂やトリンプでも採用されていて、10年以上にわたる増収増益になるほど、効果的な方法といわれています。 しかし、社内でルールを作る必要があり、しっかりしたルール作りをしないと ・他の部署や取引先に理解されににくく、トラブルになりやすい ・新入社員ががんばるタイムに慣れるまで時間がかかる ・繁忙期の実行は難しい ・がんばるタイムがあることで、他の時間気が緩んで集中力が落ちる場合がある というようなデメリットが出てきてしまい、せっかくの「がんばるタイム」を廃止してしまう企業も多いようです。 次回は、「がんばるタイム」を継続的に行うため、ルール作りについて考えていきましょう。