前回までに、復唱の効用を2つ 「正確に聞き取れているか確認できる」 「理解していることを相手に伝え、安心感を与えられる」 これらを活用すること、更に「相づち」と「間(ま)」を織り交ぜて、先方が話しやすい場を演出することをお伝えしました。   さらに、違う視点からの効用を2つお伝えします。 1)復唱をしている間に、応対者自身は何ができるか? 言葉を繰り返しながら、「これは、こう答えた方がいいな」「これはあの提案をしよう」など、次の手を考えることができます。 また、資料を手元に寄せたり、PCでファイルを開いたりもできます。 メモを取る時間も作れます。 こういった「時間稼ぎ」で余裕ができ、材料をそろえられるので、正確な応対ができますね。 特にメモに関しては、「きちんと書き留めている」と敢えて伝えることで、より一層、安心感を与えられます。 その場合は、「商品番号が…7256…843…000…0が3つ…ですね」と、書く速さでゆっくり話し、メモをとっている様子を伝えます。 電話番号を聞き取る際に、皆さんもよくなさっていると思います。   また、メモが追いつかなかったときには 「メモをとりますので、お待ちください」 「メモしますので、~の部分をもう一度お願いします」と言って、先方にゆっくり分かりやすく話してもらう方法もあります。 私の経験ですと、 10件近いご用件を一度に言われたときのこと… 話を長引かせたくありませんでしたし、聞き返して「なぜ分からないのか」と言われるのを恐れて、後で録音を聞けばいいと、きちんと書くことを途中から諦めました。 するとお客様が最後に、 「それでは、今言ったことを繰り返してください」 とおっしゃったのです。 血の気が引いたのを覚えています…。知ったかぶりはいけませんね。『車の席次』 ここで車の席次、列車の席次、飛行機の席次についても確認しておきましょう。まず、車の席次は、運転手付きの車の場合と、車の持ち主が運転する場合とでは席次が違うので注意してください。 運転手付きの場合、後部中央の席がない場合の席次は、運転手の後ろの席が最上位となります。続けて助手席の後ろの席、助手席、の順番になります。また、後部中央の席がある場合の席次は、運転手の後ろの席、助手席の後ろの席に続き、後部中央席が第3位、助手席が第4位になります。 車の持ち主が運転する場合の席次は、先程とは違い、助手席が最上位となります。続けて、運転手の後ろの席、助手席の後ろの席、後部中央席の順となります。 『列車の席次』 列車の場合はどうでしょうか。列車では、2席ずつ対面する場合と、進行方向に向かって3席並ぶ場合がありますね。まず、2席ずつ対面する4つの座席の場合、最上位の席は進行方向を向いた窓側となります。続いて進行方向を背にした窓側の席、進行方向を向いた通路側の席、進行方向を背にした通路側の席、という順番になります。 1列に3席並ぶ座席の場合は、窓側の席が最上位となり、続いて通路側の席、最後に中央の席となります。また、飛行機の席次は、1列に3席並ぶ座席の席次と同じになります。 『気持ちの面とマナーの面からスマートな対応を』 秘書は車などに取引先と同乗する機会もあります。応接セットの席次だけではなく、乗り物の席次についても心得ておく必要があります。「相手を想う」という気持ちの部分と、「ビジネスマナー」という常識の両方を兼ね備えて、スムーズで印象の良い対応ができるように心掛けましょう。