一人で事業経営を行っている、従業員が少ないなど会社の人員が少ない個人事業主は、通常業務が忙しくて電話に出ることができないことが多いかと思います。

電話に割く時間がないことにより重要な電話を取りこぼしてしまい、ビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

電話代行サービスを活用することで重要な電話の取りこぼしを防ぐだけでなく、本当に必要な電話のみに対応できるため、業務の効率化に繋がります。

また、人手不足の解消や人件費のコスト削減にも繋がりますので、忙しい個人事業主にオススメのサービスです。

この記事では、個人事業主におすすめの電話代行サービスについて解説します。

1.電話代行サービスとは

電話代行サービスとは、専用の電話番号に会社の電話を転送し、法人や個人事業主などの依頼主に代わって秘書スタッフが社員として電話業務の一次受けするサービスです。
会社の番号にかかってきた電話をそのまま受けるため、別の番号を用意する必要がありません。
必要な電話は内線のように電話を取り次ぐことや、メールの他にSNSでも電話内容を報告できるサービスもあります。

電話代行サービスの種類

電話代行会社によってサービス内容は異なります。

• ● 「折返し」の対応、報告のみのシンプルなサービス
• ● 簡単な商品説明やQ＆Aを行うもの等、複雑な応対ができるサービス
• ● 不動産業や士業など、専門用語の理解が必要な業界に特化したサービス

自社のニーズに合ったサービスを見つけることが重要です。

2.個人事業主におすすめの電話代行サービスのメリット5つ

ここからは個人事業主の方が電話代行サービスを利用するメリットをご紹介します。

1. 1.外出時の対応
2. 2.プライベートな時間の確保
3. 3.忙しい時の負担軽減
4. 4.電話対応に自信がない場合
5. 5.電話対応スタッフの予算がない場合

①外出時の対応

個人で会社の全てを対応している場合、外出、休憩、出張などの不在時にかかってきた取引先からの電話に出られないことがあります。それが重要な電話だった場合には大きなビジネスチャンスを逃してしまう可能性も。
電話代行サービスを利用すると不在時の電話応対を専門のスタッフに任せられるため、どんな時でもスムーズに対応することが可能です。

②プライベートな時間の確保

個人事業主は個人で業務を行うことも少なくないため、自身のプライベートな時間に関係無く電話対応が必要な場合があります。
こんな時でも電話代行サービスを利用すれば、電話内容をメールで確認し、必要な電話のみ対応ができるため、仕事とプライベートの時間を切り分ける事が可能です。

③忙しい時の負担軽減

通常業務が忙しい中で、営業電話など無関係な電話への対応は業務が止まってしまい作業効率が落ちたり、負担が大きくなるのではないでしょうか。
電話代行サービスでは受電した際に用件を聞き取り、不要なお電話の際は断ります。更にその内容をメールやチャットで報告するため、電話対応の負担が軽減されます。

④電話対応に自信がない場合

インターネットやスマートフォン、SNSが発達した現代においては、電話でのやり取りに苦手意識を抱いてしまう方も多くいるものです。
また、電話対応のためにスタッフを雇用して教育することは、業務の負担となります。
電話代行サービスを利用すれば、採用や教育にかける時間を短縮できるのみならず、即戦力を手に入れることが可能です。

⑤電話対応スタッフの予算がない場合

電話代行サービスは、電話対応の事務スタッフを雇う人件費がかからず、圧倒的に低コストで利用することができるのもメリットのひとつです。
また、人手不足で人材を見つけにくい昨今、電話代行は必要なタイミングでサービスを利用することができます。

3.個人事業主におすすめの電話代行サービスの特徴

会社によってサービス内容は異なりますが、その中でも個人事業主におすすめの電話代行サービスの特徴について説明します。

通話の転送サービス

電話代行サービスでは、内線のように電話を取次する通話の転送サービスがあります。
必要な電話、緊急性の高い電話等をお客様の携帯番号にそのまま転送することで、外出先でも電話対応が可能になります。

報告先の種類

豊富な報告方法があるかどうかも個人事業主が電話代行サービスを選ぶ際の重要なポイントのひとつです。
主な報告先の種類は以下の通りです。自身の対応しやすいツールが利用できるサービスを選びましょう。

• ● メール
• ● ビジネスチャット（Slack、Chatwork、Microsoft Teams 等)
• ● LINE

また、スケジュールに合わせて報告先を変更することが可能なサービスもありますので、検討しているサービスの情報をチェックされることをお勧めいたします。

営業時間外の案内

電話代行サービスによっては、営業時間終了から営業開始までの着信に対して、営業時間外や定休日である旨のガイダンスのアナウンスを流すことが可能な場合もあります。

4.個人事業主におすすめの電話代行サービスの選び方

ここからは、電話代行サービスを選ぶためのポイントを紹介していきます。
月額料金の適正さ、サービス内容の充実度、信頼性などいくつかのポイントを考慮して自身のニーズに合った会社を選ぶことが重要です。

月額料金の適正さ

月額料金だけで電話代行サービスを選ぶことはおすすめできませんが、予算内で利用出来るかはサービスを選ぶためのポイントのひとつでしょう。
電話代行サービスは電話代行会社によってさまざまな料金プランがあります。
コール数に比例して料金が高額になるプランや、一定のコール数までは基本料金として一定のコール数を超えた場合には従量制となるプランもあります。
そのため、月額料金の適正さを知るためには、あらかじめコール数を予測しておくことが重要になります。
応対方法の複雑さによっても料金プランが異なるので、月額料金だけではなく希望通りの電話応対ができるかなども含めて選定することをおすすめします。

サービス内容の充実度

電話応対の複雑さ、報告方法の種類、業種に特化したサービスの有無など、電話代行会社のサービスによって異なります。
「折返し」以外のお問い合わせフォームのご案内や、スケジュール、用件に合わせての対応など複雑な応対 、ビジネスチャットやSNSでの報告、携帯電話への転送が可能なのか等、自社のニーズに合ったサービスを見つけることが重要です。

口コミや評判

利用者からの口コミや評価の確認もサービスを選ぶためのポイントのひとつです。
月額料金だけで選ぶのではなく、多くの利用者からの評価が高い電話代行会社を選ぶよう慎重に確認をしましょう。
会社によってはお客様の声を掲載している場合もありますので確認されることをお勧めします。

信頼性の確認

電話代行サービスは、即日で利用可能になることも利便性が高いですが、会社の印象を決めると言っても過言ではない大事な電話対応を、業務内容やサービスなどを知らないオペレーターに依頼するのは不安があると思います。
そのため、サービス利用前に電話応対方法について、ヒアリングや事前に対応方法などの打合せがあるかの確認や、不明点などがある場合は担当者と連絡が取れるか等を確認し、信頼できる電話代行会社を選びましょう。
ビジネスチャンスをしっかりと捕捉するためにも、信頼性の高い電話代行サービスを利用することが大切です。

契約の柔軟性

電話代行サービスを利用する前に契約時の必要書類、利用料金の支払い方法は希望通りにできるか等、契約の柔軟性も確認しましょう。
個人事業主はスポットでの利用を希望される場合もあると思いますので、契約期間等の確認も必要です。
契約前に無料の試用期間がある会社では、本契約前に応対方法の確認もできるので、契約の際の参考にしやすいです。このタイミングでオペレーターとの連携の取りやすさや、対応の良し悪しをチェックしましょう。

5.最後に

電話業務は、ビジネスにおいて大切なコミュニケーション手段のひとつです。
個人事業主は通常業務が忙しいため、電話に出られないことが多くあります。そのような機会損失を極力減らすためには電話代行サービスの活用が効果的です。

ビジネスアシストでは全秘書スタッフが秘書検定2級以上を保持しているので、ビジネスにおける重要な情報を正しく聞き取り正確にお伝えするなど、質の高い対応が可能です。
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電話代行サービスの利用を検討している場合はぜひ一度お問い合わせください。