平成29年12月29日~平成30年1 月4日(例年通り)を年末年始休暇とさせて頂きます。

・尚、年末年始休暇中には、業務終了アナウンスは流れませんので予め、ご了承下さい。 ※休暇中に転送されますと、呼び出し音が鳴り続けます。 ・会員様の休暇日程がお決まりでしたら、お知らせ下さい。 ※お客様に聞かれました際に秘書スタッフよりご案内致します。 詳しくは以下の窓口までお問合せ下さい。

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― 電話で判断される「会社の信頼と価値」

■ビジネスにおける電話の役割

昔からビジネスシーンにおいて電話対応は、会社全体の印象を左右するほど重要なものといわれています。 それは、メールのやり取りが主流となった現在でも変わりません。電話は、顔が見えない状況でのコミュニケーションだからこそ、言葉遣いや作法といったビジネスマナーの基本と気遣い、心遣いができているかどうかが、とても重要です。

■『いつ電話して、誰がでても感じがよい会社』は少ない

会社全体の印象を左右するほど重要な電話対応ですが、他社に電話してみて『いつ電話して、誰がでても感じがよい会社』だと感じられたことは、少ないのではないでしょうか。 『なんだか感じが悪いな』 『忙しそうな雰囲気だな』 『すごく待たされるな』 『この人に伝言を頼んで大丈夫だったかな』と思われたことも多いと思います。 では、なぜ『いつ電話して、誰がでても感じがよい会社』が少ないのか。 それは、社員に対して、電話応対の研修時間をしっかりと設けている会社が圧倒的に少なく、各々の知識、経験を元に応対しているからです。

■会社の信頼や価値を高める電話対応をするために

会社の信頼や価値を高めるためには、ビジネスマナーはもちろんのこと、お客様への思いやりや気遣い、お客様と会社にとって、今、自分ができる最良の方法を選択し、対応することが必要です。 しかし、これは練習なしで出来るものではありません。 まずは会社として、どんなイメージの会社を目指していくのか、そのイメージに合う応対とはどんなものなのか、社内で統一し、そのイメージに沿って応対することを心がけましょう。 また、自分のなかではイメージどおりに出来ていても、周りから聞くと違った印象に感じる場合があります。どのように聞こえているか、自分の応対を録音し、第三者の視点から聞いてみるのも良いでしょう。 (6)不要な言葉 ア)「~のほう」  例: 「書類のほうにご署名のほうをお願いします」 本来ならば「AではなくBのほう」と比較するときの言葉のはずですが、比べるものがないときでも使ってしまうケースです。   イ)「~というかたち」「~のかたち」  例: 「書類にご署名いただくというかたちでお願いします」 「かたち」を使うと、かしこまった話し方をしている気になってしまうのかもしれません。  実際の書式・形式などの「かたち」がないのならば、不要です。   ウ)「ちょっと」  例: 「ちょっと書類にご署名いただきたいのですが」 「ちょっと」を入れると、ワンクッション置けるような感じになり、つい使ってしまいがちです。 「少しだけ」という意味で使うのならば、その場合は「少し」や「少々」を使います。 クッションとして用いるときは「恐れ入りますが」等のクッション言葉を使うと良いでしょう。   以上、ア・イ・ウ3つの例は、不要な言葉をつけず、いずれも「書類にご署名をお願いします」と伝えると簡潔で、分かりやすくなります。   (7)笑いながら話す ここでの「笑う」とは、微笑みながら明るく話すという意味ではなく、鼻で笑うような、文章だと「(笑)」と入るような笑い方、笑うべきではないところで、そのような笑い方をする話し方です。 特にクレームのお電話などでは、絶対に禁物です。