秘書スタッフ研修担当：高杉

秘書スタッフ採用時に重視しているのは、どれくらい機転が利くか、状況を読めるか、です。 社会人経験の長い方は、やはり対応が上手ですね。

けれども未経験の方でも、2ヶ月の研修を終わる頃には、基本的な対応が身につきますから大丈夫です。 研修の内容はパソコン操作の習得と、電話対応のロールプレイング。

対応事例は50種類以上あり、覚えるまではたいへんですが、 毎日の業務の中で自然と身についていきます。

秘書スタッフのみなさんには、仕事を通して、 電話コミュニケーション能力を磨いてもらいたいと願っています。

石川

2016年入社 秘書スタッフ

大学卒

前職

ブライダルプランナー経験後、結婚式の引き出物を扱う会社にて営業、管理全般。

ビジネスアシストでの新人時代

まず、採用面接では、業務上のスキル面だけでなく、自分自身の人となりまでも聞いてもらえて、お話しできたと思います。

新人研修では、とにかく親切に丁寧に説明をしてもらえた印象でした。こんなに長く研修をしていただいたことがなく驚いたという記憶があります。マニュアルでは自分で考えて解答する部分もあり、よく頭に入りました。

そして、とにかくみんな親切で、フレンドリーに話しかけてくれるので、すぐに打ち解けられました。実際に業務にあたるようにあってからは、困っているときはもちろん、「最近大丈夫？」など、先輩のほうから何かと声をかけてくれました。私も将来、あんなふうになりたい！と思うことがよくあったものです。

普段の仕事の様子

会員様の会社の社員として電話をとっているということを常に念頭において、お客様と会員様に寄り添った対応を心がけています。お客様と会員様のかけはしになれたときは本当にうれしいです。

結果として、普段から相手の話をよく聞き、人を思いやることが自然とできるようになったと思います。

今後、人材育成にも携わりたいです。目標としている先輩たちがたくさんいるので、自分も後輩からそう思ってもらえるようになりたいと考えています。

プライベートと仕事の関わり

私は、仕事後に楽しみを作ることで、仕事とプライベートを切り替えています。

ただし、社内は自分のライフスタイルについても相談にのってもらえるような環境です。以前、家族の体調が思わしくないことが続き、突然休んだことがありました。そんなときも「大丈夫？」「仕事のことは気にしなくていいよ」とあたたかく声をかけてもらえました。

応募を考えている方へ

ビジネスアシストは会員様の会社スタッフの一員として、会員様をサポートし、会員様とお客様のかけはしの役割を担っています。よって「お客様」と「会員様」おもてなしする存在が2つあります。

ときに対応が難しいこともあります。しかし一方では、会員様、お客様が喜んでくださったとき、そして労いやお褒めの言葉をかけていただけることもよくあります。「役にたってよかった！」と、やりがいをダイレクトに感じられる仕事です。

内山

2016年入社 リレーションスタッフ

大学卒

前職

地方公共団体。法令知識、事務処理能力、クレーム処理能力の必要な仕事でした。

ビジネスアシストでの新人時代

入社前は、WEBサイトの代表者メッセージを読み、よい仕事をしている会社という印象を持ちました。また、面接では、プライベートや家族のことなども話し、質問もさせてもらえました。

前職は男性が多い職場だったため女性ばかりということに不安があったのですが、気配りが上手な優しい方ばかりで安心しました。また、電話の仕事は始めてでしたが、数ヶ月にわたる研修で基礎からしっかりと学ぶ事ができました。

実際に電話をとるようになってからは、頼れる先輩がそばにいるので困った時も相談しやすく、また、他のみんなからも何かと気にかけて声をかけてもらえました。

そして、レベルの高い応対をする人、前向きな姿勢で仕事に取り組む人など、魅力的なメンバーも多く、今でも良い刺激をもらえています。

普段の仕事の様子

電話の応対をするときは、受付ではなく秘書としてお電話をお任せ頂いているので、正確で迅速かつ丁寧な応対、また、責任感を持って応対を心がけています。もしも迷ったときは、会員様が求める応対は何だろうかと想像をめぐらし、よく考えるようにしています。

そして、たった1分程度のお電話でも、お客様との距離を縮めたり、心の通じ合った会話ができる。気持ちを込めて応対すると、お客様の笑顔が目に浮かぶ瞬間があり、電話というコミュニケーション手段に大きな可能性を感じています。

1本1本を大切に応対するには、集中力と自分の応対を客観的に見ること、また、知識や経験を重ねることも必要です。入社してから、秘書検定や、ＦＰ検定など、資格を取得しました。

プライベートと仕事の関わり

業務上の相談や情報共有はその都度おこなっていますが、電話の業務終了後に、グループミーティングもあるので、一人で悩みを抱え込むということはありません。オンとオフの切り替えもしやすいと思います。

また、私も含め、趣味や旅行などプライベートを楽しんでいる方が多いように思います。

応募を考えている方へ

応募前は電話代行の存在自体知らなかったのですが、今は電話応対の奥深さや、秘書として多くの方のサポートをすることにおもしろみを感じています。

多岐にわたって活躍される会員様のお電話をお受けする事、様々なお客様とコミュニケーションをとる事は、きっと大きな財産になると思います。

華やかな仕事ではないかもしれませんが、誰かの嬉しさや小さな喜びにつながる素敵な仕事だと思います。仕事もプライベートも楽しみたい方にとって、ビジネスアシストはぴったりの職場。

優しくて頼もしい先輩方がみなさんをお待ちしています！

青木

2008年入社 秘書スタッフ

専門学校卒

前職

パティシエとして、フレンチレストランの製菓担当、ホテルのレストランと婚礼時の調理全般を担当。また、、求人媒体の新規営業、ルート営業も経験。

ビジネスアシストでの新人時代

女性ばかりの職場は初めてだったため、実ははじめはちょっと怖い印象がありました。

普段の仕事の様子

意識しているのは、とにかく毎日会社に来ること。家庭のある身ではいろいろ大変なこともありますので…。そして、「協調性」です。電話応対でも、そして、社内での仲間とのかかわりでも、自分の気持ちを言葉にして相手に伝えること、そしてベストな伝え方というのを身につけたように思います。昔は言葉をのんでしまうことが多かったのですが、この仕事を通して、自分の意見を言わず密かに思っているのは失礼だし、言いづらいことでも場合によっては言わなければならないと思うようになりました。 これからも、簡潔ながらも温かみのある電話応対ができるように、自分自身を認識し、他社を理解する気持ちを忘れないでいたいです。

プライベートと仕事の関わり

持ち帰りの仕事ありませんので、仕事が終われば自然とプライベートモードに切り替わっていると思います。ただ、私自身としては、自分で対処できることはその時に全力を尽くし、後で悩まないように心がけています。

会社からは、プライベートのことでも応援してもらえていると感じています。子供ができてからは特に、突然休んだときなどみんなが温かい言葉をかけてくれ、ありがたいと思っています。

応募を考えている方へ

『短気』『せっかち』『人の話を最後まで聞けない』 1つでも当てはまる方はこの仕事に向いていないと思います。ご本人も仕事を辛く感じることになると思います。

逆に、そうでない方はどんな人でも『はまる』可能性があります。私は、この仕事を続ければ続けるほどやりがいを感じ、電話応対が好きになっていっています。現在進行形です（笑）

興味のある方はぜひ一緒に会員様をサポートしていきましょう！

加藤

2006年入社 秘書スタッフリーダー

短大卒

前職

チケットショップにて接客、販売。

ビジネスアシストでの新人時代

女性ばかりの会社で、みなさん気軽に声をかけてくれるという良い環境の中で、安心して仕事に集中できました。実は入社当時、PC入力に慣れていなかったのですが、ブラインドタッチはできるようになりましたし、また電話応対の面では、当然ですが、ビジネス用語を含め、目上の方への話し方や士業や不動産業の専門用語を身につけました。

普段の仕事の様子

笑顔で挨拶すること、また、リーダーという立場から常に周りに気を配るようにしています。

プライベートと仕事の関わり

ビジネスアシストは仕事と関係のない部分でも、ランチ手当など配慮してくれているのもありがたいです。

私個人としては、プライベートでいやなことがあっても、会社にもちこまないようにしています。仕事と無関係なおしゃべりは注意散漫になってしまうので、業務中はできるだけ私語を控えています。

その分、休憩時間や業務時間外には、他のスタッフと他愛のない話や、悩み相談を聞いたりしてコミュニケーションをとっています。ときには一緒に食事にいったり、仲間たちとの楽しい時間をすごしています。

応募を考えている方へ

私はビジネスアシストのブランディング構築にも関わっています。数年前、こんなテーマで話し合ったことがありました。

「ビジネスアシストを色で例えると何色ですか？」

私は「白」と答えました。なぜなら白は何色にでも染まれるからです。

私たちは様々な業務をされている会員様の電話をお受けします。その都度、臨機応変に応対することが求められますので、黒のような何色にも染まらない気持ちではなかなか務まらない仕事だと思っています。

でも、難しく考えないでください！ 電話秘書にはたくさんの発見や可能性、また勉強になることがあります。是非まっさらな気持ちでビジネスアシストへいらしてください！