10月, 2017 | Business Assist

（4）語尾伸び　例：「〇〇でえす」「〇〇ですう」「〇〇ですかあ」軽くて馴れ馴れしい印象を与えます。これはまず、電話に出たときの第一声、「はい、〇〇会社でございます」から要注意です。「ます」の部分のほうが「まあす」「ますう」と目立ってしまい、本来の目的である会社名をきちんと伝えることができなくなります。また、最後の最後、「失礼いたします」と言い終えるときの語尾も、ついつい伸びてしまうものです。ただし、語尾を意識しすぎてスッパリと「失礼いたしますっ」と切ってしまうのも、今度は事務的に聞こえて、あまり印象は良くありません。伸ばしすぎず切りすぎず、柔らかいけれども馴れ馴れしくはない、そんな気持ちの良い「ます」を言いたいですね。（5）語尾上げ　例：「昨日（↑）でしたか、御社の〇〇さん（↑）からお電話いただいたようです。」質問するとき、最後に「〇〇ですか？（↑）」と上げますが、それを一つのセンテンスの中でもすることです。はっきりと言い切れない部分で、確認しながら話をしている状態でしょうか。しかし言われている側からすると、相づちを強要されているようにも受け取れます。はっきりしないのならば、　「～と思います（存じます）」「恐らく」などの言葉を使うと、よりスマートなコミュニケーションができます。上記の例を言い換えると「昨日だと存じますが、恐らく〇〇さんから、お電話をいただいていたようです」となります。

　｢最近メールを見てないからＳＮＳで送って欲しい｣

　｢他のメールと区別するためにメール以外で確認したい｣

　｢社内全員で確認したいけどメーリングリスト設定は面倒｣

そんなお声をいただきまして 2017年10月16日よりChatWork報告オプションをスタートいたします！

ChatWork報告オプションを使うと・・・

ビジネスアシストへも、チャットワークからお気軽にご連絡いただけます！

メールと分けて報告内容の管理が出来るので、見落とし防止にもなります！

過去の報告内容も部分一致で検索でき、内容が探しやすく時短になります！

タスク管理機能で、大切な事だけ選んで、タスクに保存して管理できます！

画像データのほか、様々な種類のファイルもアップロードし共有できます！

パソコンでもスマホでも、状況に合わせて、複数デバイスで確認できます！

など、メリットは盛りだくさん！

大変便利なチャットワーク報告オプションを是非ご活用ください！！

― 「あなたは電話対応が得意ですか？」

■最近の若い世代の新入社員に対しては、電話対応研修が必須

最近の若い世代の人たちは、携帯電話・スマートフォンの普及により、固定電話にでる機会がなく、知らない人からの電話にでられない、かけられない「電話恐怖症」の人。メールやSNSばかりで、コミュニケーションをとってきた為、そもそも電話自体になじみがなく、｢マナーがわからない｣人が増加しています。その状態で社会人となり、なんの練習もなく｢会社の顔として電話に出る｣というのは、なかなか難しいものです。

■なぜ電話に出ることが怖いのか

よく考えてみると、以前はどの家庭でも、固定電話がありましたし、ナンバーディスプレイのような機能はなかったので、｢電話をかけてきた人は誰なのか｣｢我が家の誰に用事なのか｣｢用件は何なのか｣しっかり確認してから取次がないと、後で大人から「なんできちんと名前や用件を聞かないのか」と怒られたこともありました。しかし、携帯電話が普及されてからは、自宅の固定電話に電話がかかってくることは極まれ。｢携帯番号を教えたことのある人から自分宛しか電話はかかってこない｣ことが普通になってしまい、｢電話をかけてきた人は誰なのか｣｢我が家の誰に用事なのか｣を相手に尋ねることは、ほとんど無くなってしまったのです。その機会が無くなったまま、社会に出ると「電話をかけてきた人の名前を聞き取る」「誰に用事なのか、また用件は何かを聞く」という行為を、どのようにしたら良いのかわからなくなり、電話に出る事が怖くなってしまう。さらに、一度でも電話応対に失敗したことのある人は「トラウマ」と「自己価値が下がる恐れ」でさらに電話応対を避けるようになります。

■どのように指導していくべきか

いくらインターネットが普及し、メールでのやり取りが増えても、ビジネスの世界では、電話を使ったコミュニケーションは、なくなりません。大切なコミュニケーション方法だからこそ、会社としてどのように対応していくべきか、しっかり新入社員に教えてあげる機会を作ること。｢何が分からないのか｣　｢何が不安なのか｣　を新入社員からしっかりと聞いてあげる時間を取って指導を行いましょう。

株式会社ビジネスアシスト

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