仕事に役立つ「ビジネスチャット」「社内SNS」を使い倒して、業務効率を格段に上げる方法(1)

仕事に役立つ「ビジネスチャット」「社内SNS」を使い倒して、業務効率を格段に上げる方法(1)

 

インターネットが普及し、メールがビジネスの連絡ツールとして確立されたのも束の間。次は、「ビジネスチャット」が普及されつつあります。プライベートの連絡ツールとして、LINEを使っている人も多いかと思いますが、LINEと「ビジネスチャット」は、何が違うのか、メールより何が優れているのかなど、実際に使用してみたユーザー目線でお話していきたいと思います。

個人と個人で話せるダイレクトチャット(DM)、グループ間で話せるグループチャットがあり、社内外のメンバーとチャットを通して連絡を取ることが可能です。

ここまではLINEと同じですね。

しかし、ビジネスチャットの実力はこんなものではありません。以下で詳しくお話していきます!

 

1)ビジネスチャットをオンラインストレージとして利用する

 

以前は、メールでは容量オーバーで送ることが出来ないものは、「宅ふぁいる便」など、大容量データ送信サービスを使っていましたが、アップロードに時間がかかる、且つダウンロード期限が定めされていたりと限られた時間の中で使うツールとしては、なかなか手間がかかっていました。

そして、その後DropboxやiCloudなど、オンラインストレージが登場しデータのやりとり自体はとても簡単になりました。ただ、ここでひとつ問題だったのは、データのやり取りはできるものの、そのデータを何に使用して欲しいのかなど、個別の指示はメールなどの別のツールを使う必要があったことです。

そんな中、オンラインストレージの機能を持ちつつ、チャットで連絡も取れるという、「ビジネスチャット」の存在を知り、導入した結果は劇的に作業効率が上がりました。

 

2)会議の議事録として利用する

 

ビジネスチャットはオンラインストレージの機能を持ちつつ、チャットで文章も残しておけるので、会議など多数のメンバーとの情報共有に大変適しています。

たとえば、会議用グループを作り、会議資料をアップしておけば、簡単にメンバー全員と資料を共有することができます。また、それを会議毎にグループを分けて、会議資料、会議内容をアップすれば議事録としても利用できますし、ストレージ容量に余裕があれば、会議の録音ファイルまでアップすることも可能です。

過去資料を探す時間が格段に短く、決定事項のタスクの見落としは減り、進捗状況までチャット内で先に話し合うこともできるので、会議時間も最低限に抑えることもできます。

 

3)社内のペーパーレス化に利用する

 

今まで印刷し配布していた書類も、PDF形式などでチャットにアップしておけば、わざわざ紙媒体で持つ必要がなくなります。色々なビジネスチャットがありますが、ほとんどの場合、自分だけが確認できる「マイチャット」や「マイグループ」を作ることができるので、自分だけのチャットに書き込んでおけば、他の人に見られることなく保存しておくことが出来ます。

またチャット機能を使ってメモ帳に書いていた細かなこともチャットに残しておけば、日時とともに記録が残るので、メモの紛失などのリスクも激減するとともに、紙も最小限で押さえることができるので、ペーパーレス化に繋がります。

 

 

そのほか、ビデオ通話機能や、タスク管理機能など各ビジネスチャットそれぞれに特徴があり、自社の用途に合わせて使えば、無限大の可能性を秘めています。

ほとんどのビジネスチャットに、無料版やお試し期間が付与されているようなので、皆様もぜひ試してみてください!

次回は、色々使った中でお勧めのビジネスチャットをいくつかご紹介したいと思います。