電話とメールをビジネスチャットで管理する

 

顧客や取引先からの連絡は「電話」「メール」「FAX」など様々な方法でかかってきますが、電話はメモがなくなってしまったり、メモすら取っておらず内容を思い出せなかったり、メールは沢山の中から探し出すのが難しかったりと、顧客情報を探すことに時間をとられてしまうことは少なくありません。また、在宅勤務・テレワークの際には、出社をしなければ情報が揃わず、すぐに対応できないことも。
 
そんな問題を解決するのが　Slack(スラック)、ChatWork（チャットワーク）などの「ビジネスチャット」です。

ビジネスチャットは自分のメールを自動転送させ、チャット上でメール内容を確認することが出来できるので、特定の顧客・取引先用の専用グループを作り、メール、電話の内容をすべてチャット内で確認できるようにしておけば探す手間が省けます。また、以前お伝えしたようにストレージ機能もついているので、特定の顧客・取引先用の資料などもグループやフォルダ内で管理しておけば、さらに円滑に業務が進みますし、どこにいてもすべてを把握することができます。
 
ただ、自分で電話を受けたとき、他のスタッフから伝言を聞いたとき、チャットを開いてメモをしなければいけない手間が発生すること、ルールに沿ってメモをしなければ探す手間は変わらないことなど、しっかりとチャットにメモする癖付けが出来ない方は、せっかく導入しても使わなくなってしまう可能性が高くなります。
 
 
ここで便利なのが、電話代行・電話秘書サービスです。
電話代行・電話秘書サービスは、基本的に電話の内容をメール等で報告するサービスになりますので、それをそのままチャットに投稿させてしまえば電話内容をチャットで簡単に管理することができます。しかし、用件をヒアリングしない電話代行・電話秘書サービスでは、「折り返し電話が欲しい」「電話があったと伝えて欲しい」というような内容が投稿されるだけで、あまり意味がありません。
 

ビジネスアシストのように、お電話のご用件をしっかりをヒアリングしたうえで「要約した文章」をチャットで報告するサービスであれば、後から見直しても分かりやすい文章を保存しておくことができます。自分でメモを取る手間もなく、メール、電話の内容を一括管理することができるのでかなりの時間短縮と効率化を図ることができます。

自分の仕事を効率化したい方は、ぜひ電話秘書とビジネスチャットの併用をお試しくださいませ！