人手不足になった経営者がとるべき行動(4)

人手不足になった経営者がとるべき行動(4)

4)時間を有効活用し仕事の生産性をあげる方法

決してサボっていたわけでも、手を抜いていたわけでないのに、その日予定していた仕事が終わらなかった経験あると思います。実はそれ、仕事量過多なわけでも、あなたの要領が悪いわけでもないかもしれません。
 
あるデータによると、仕事中に話しかけられるなど予定していない行動で作業を中断すると、中断後に作業を再開するのに25分。中断前の集中力まで戻すには、さらに15分も要するという結果が出ています。つまり、単純計算で一日8時間労働として5回作業を中断すると、約3時間以上はロスしていることになりますね。

たった5回の中断でこの結果です。ここに来客や電話対応を含めたら、中断回数はもっと増えることでしょう。
ただ、逆に考えれば、仕事の時間を増やすためには「中断する回数」を減らすことができれば、時間が増えるということです。
 
では、どうしたらこのロス時間を減らせるか考えてみましょう。
 

■「がんばるタイム」の導入
「がんばるタイム」とは、電話対応や雑談、コピー、電話、立ち歩き、雑談などすべての割り込みを禁止、上司や部下との打ち合わせ、相談なども禁止し自分の仕事だけに集中するための時間です。

10年ほど前、内閣府より発表された ワーク・ライフ・バランスの実現に向けた「3つの心構え」と「10の実践」の中でも出てきており、大手企業の資生堂やトリンプでも採用されていて、10年以上にわたる増収増益になるほど、効果的な方法といわれています。

しかし、社内でルールを作る必要があり、しっかりしたルール作りをしないと

・他の部署や取引先に理解されににくく、トラブルになりやすい
・新入社員ががんばるタイムに慣れるまで時間がかかる
・繁忙期の実行は難しい
・がんばるタイムがあることで、他の時間気が緩んで集中力が落ちる場合がある

というようなデメリットが出てきてしまい、せっかくの「がんばるタイム」を廃止してしまう企業も多いようです。

次回は、「がんばるタイム」を継続的に行うため、ルール作りについて考えていきましょう。