説明の仕方

説明の仕方

『相手のこと考える』

説明するという行為は、「相手にとって、わかりやすいように話すこと」を言います。一方的に話をして、相手に理解をしてもらえないのであればそれは説明ではありません。では、説明とは、どのように行えばよいのでしょうか。

『説明の仕方の原則』

まず、説明する内容の概略から話し始め、説明する内容のポイント数を伝えます。たとえば、「今から昨日の会議の件について、お話したい事は3点です。」とはじめに言われるだけで、何の件で話したいのか、何を聞いておけばよいかが相手にも明確になり、その後の話が理解しやすくなります。

次に、ポイントを話す際、説明の順序も重要です。時系列で話す、重要度で話す、原因と結果を示し話すなど、そのときの説明内容によって、話す順序を考えましょう。

『説明するときの注意点』

相手にわかりやすく話すことが大前提です。専門用語は避けて、相手が理解しやすい言葉で話し、相手の反応を確かめながら、言葉とスピードを調節します。わかり難い話の場合は、写真や図表を使うのも、よいでしょう。

一通り説明が終わったら、要点を繰り返し、相手が理解してくれたかを確認します。理解してくれたことがわかったら、最後に相手に質問、疑問がないかを尋ね説明を終了します。

このように、説明はいくつかの原則と注意点があります。今まで「説明」だと思っていたことは、実はただの「会話」だったかもしれません。

相手のことを考え、相手にわかりやすいように話すことを心がけるだけで、自然と話し方が変わってきます。

今まで説明が上手くいかないと思っていた人は、まず心がけから変えてみましょう。