電話代行･電話秘書業務を行っている会社は、実に多く存在します。その中で、どの会社を選んだらよいのか、すごくお悩みになるのではないでしょうか。では、何を基準に会社を決めるべきか。全4回のシリーズで電話代行・電話秘書を選ぶ時に、どのようなことをポイントにしたほうがよいか、お話しいたします。

 

【第一回　自分のニーズを把握する】

 

電話代行・電話秘書を選ぶ時に一番大切なことは、問い合わせをする前に、どこまで電話応対をして欲しいのか、自社の状況とご自身の要望をまとめておくことです。

一概に電話代行・電話秘書といっても、各社で色々なサービスを提供しています。

たとえば、ご報告方法だけでも
・電話の内容を随時報告する、まとめて報告する
・メールに要約して報告する
・お客様との会話録音データを添付して報告する
・電話で報告する
・LINEなどのSNSで報告する

など、実に沢山の報告方法が存在しています。

メールが苦手な方は、電話で報告が来たほうがよいと思いますが、なかなか電話に出られない場合は、メールに要約した用件が送られてきたほうが便利でしょう。お客様との会話録音データを確認できたほうが、お客様の情報を確認しやすいですが、電話の内容を全て録音で確認するのは、時間がかかります。メールが毎日大量に届く方は、メールで報告文が届いても見落としてしまう危険がありますが、LINEなどのSNSで報告がきたら、見落とさなくなります。

このように沢山の選択肢がある中で、当てずっぽうで自分にぴったりの会社にめぐり合えることは、まずありません。値段だけに気を取られ契約してしまい、結局使いにくいサービスだったら、いくら安い金額で申込が出来ても意味がないですし、逆に何でもできるからと、値段が高いところに申込をして、使わないサービスが多かったら、もったいないですよね。

・なぜ導入したいのか
・いつ使いたいのか
・一番欲しい機能は何か
・一番こだわりたい部分はどこか
・どういう応対を希望しているか

などの自分のニーズを予め把握しておくと、スムーズに問合せができ、時間と労力を無駄にせず、自分のニーズにあった会社を絞りやすくなります。