秘書としての話し方

秘書としての話し方

『話し方から印象アップ』

秘書は会社を代表して受付をしたり、来客や社内の人など誰からも「感じが良い人だ」と思われるように努める必要があります。好感を持たれるような話し方ができれば、コミュニケーションも取りやすくなり、仕事がしやすくなりますね。あなたが話をしていて、「感じがいいなぁ」と思う人には、どんな特徴があるでしょうか。

『感じよい話し方とは』

秘書は人と人を繋ぐ役目がありますから、誰からも感じよい話し方だと思われるために、まず誰に対してもフェア(公平)であることを目指しましょう。

そして相手の立場にたって、相手に気持ち良く話してもらうことが大切です。相手の気持ちによりそって分かろうとする姿勢が、相手の心を開きます。また、以下の点も心がけましょう。

1)正しい敬語を用いて話す。

2)敬意をもって肯定的に話すように心掛ける。

3)明るい雰囲気で話すようにする。

4)一方的に話さず、相手と話題を合わせるようにする。

5)相手の目を見て会話をするように心掛ける。

6)話すときには、簡潔に分かりやすく話す。

決してでしゃばらず、謙虚な姿勢で、相手の耳に心地よく響く言葉を選ぶセンスを身に着けたいですね。

『状況に応じて使い分けましょう』

秘書としての『よい話し方』は色々とあり「どのような場合でもこのように話す」ということはありません。上司の性格、その場の状況、雰囲気に応じて話し方を変える必要があります。例えば、落ち着いた話し方が求められる場面、きびきびと明朗な話し方が求められる場面など、今、何が求められているのかを一歩引いた目線で捉えることが大切です。

但し上司だけではなく、上司の部下に当たる自分より目上の人に対しては、どんなに親しくなっても必ず敬語を用いましょう。気心が知れてくると、つい「ちょっと待ってください」など礼儀を欠いた言い方をしてしまいがちです。気を付けましょう。