機密事項

機密事項

『的確な判断はできますか?』

社員には職務上知った機密を漏らさない守秘義務があります。特に秘書は仕事上、上司のプライバシーも知る立場に有りますが、公表されている以外の個人情報を話してはいけません。

また企業の上層部と接する機会も多く、上司から信頼されるようになると機密性の高い情報を知り得るようになるため、細心の注意を払うことが要求されます。やはり信頼に関わることですから、何が機密事項なのかを的確に判断することが重要になります。

『聞かれた時の対応』

新製品や企画情報、合併情報、業務提携情報など、進行中や未発表の情報は全て機密事項となります。もし機密について聞かれた場合は「知る立場にない」ということをはっきり告げます。「申し訳ございませんが、知る立場にはおりませんので、私には分かりかねます」などと話し、「知らないから話すことができない」という立場を貫きましょう。

『上司の私事や動向も機密事項』

機密事項は良かれと思っても、絶対に流出しないことが大切です。上司のプライベートである自宅の住所や電話番号などは伝えない、ということはなんとなく分かると思いますが、例えば、ついうっかり口にしてしまうのが、上司の動向や健康状態に関することです。

例えば、上司の出張先や外出先が外部に知られても特に問題ない場合は、話してもよいような気になります。しかし問題があるかないかは秘書が判断することではありませんし、話して支障があるかないかで異なった対応をしていると、「話さない」ことが相手に「何か重要なことがあって上司がひそかに動いている」という情報を与えていることになります。

また、予約をキャンセルする理由を説明する際にうっかり健康状態について漏らしてしまったり、上司と会食する相手に上司の健康に気を配ってもらうため、持病のことを話してしまったりしないよう注意しましょう。