判断力

判断力

『判断材料は押さえてますか?』

ビジネスの場では、突発的な対応を求められることが多々あります。その際、秘書は早急に的確な判断をし対応することが求められることもあるため、どのようなケースでも対応できる「判断材料」を押さえておく必要があります。

例えば、上司が在社中か外出中か、外出中であれば帰社時刻はいつなのかは把握しておきましょう。また、不明な点があった時に、誰に聞けば最適な解決方法が得られるか、普段から社内外の情報ネットワークを把握しておくことも大切です。そのためには、やはり普段からコミュニケーションを取っていることは重要になってきますね。

『「取り次がないように』を鵜呑みにしない』

上司は、重要な打合せや忙しいとき「電話や来客は取り次がないように」と指示をすることがあります。しかし、言われたまま何もかも一切取り次がないような仕事では、秘書の役割を果たせたとは言えません。

このような状況でも、上司に取り次ぐ判断基準を心得ておきましょう。主な判断材料としては、緊急性や重要度、相手との関係、儀礼的なことですぐ済む用件か、いつでも会える人かそうでないか、遠距離からの来訪者かどうか、等があげられます。

『突発的な時こそスムーズな対応を』

では、もし取り次ぐと判断した場合、相手の方にはどのように対応したらよいでしょうか。まず、上司が「取り次がないように指示した理由」が何であれ「仕事が立て込んでいて」「取り込み中で」という理由で「ただ今聞いてまいります」と応対します。

そして、上司に会うかどうかの指示を仰ぎます。その際、もし上司が会えない場合の対応として、代理人でも対応が可能な場合もありますので、例えば別の人に代理人として対応してもらえるかどうか、併せて確認しておきましょう。一歩先まで読んだ行動ができるといいですね。