『上司を支える準備』

上司が会議を主催する場合、秘書がそのセッティングを行う場合もあります。会議開催に必要な基本事項として、参加者の人数、連絡方法を確認します。

そして会場は社内を利用するのか社外の会場を利用するのかを確認し、社外の場合は「部屋の広さ」「備品類」「料金」「飲食物のサービスと内容」「交通の便」「駐車場の有無と収容台数」「正式予約の期限」「担当者指名と連絡先」などを確認します。また、使用する資料や機器があるのかも先に併せて確認し、準備しましょう。

『開催日当日にやること』

会議当日は、まず会場の案内表示に間違いがないか確認しましょう。そして受付を設置します。受付では参加者予定名簿に基づき、出欠を確認します。定刻近くになったら出欠状況を上司に報告しましょう。

会議が始まったら会場内の環境に留意し、快適な環境を整えられるよう冷暖房や騒音についても気を配ります。また、事前に指示があった際には、茶菓や食事などの接待も行います。もし会議中に上司や参加者に電話を取り次ぐ場合は、必ずメモで知らせ、小声でも口頭では伝えないように注意して下さい。

『終了後は・・・』

会議が終了したら、預かった持ち物を確実にお返ししたり、配車の手配や忘れ物がないか確認します。会議中に伝言を受けた場合は、確実に本人に伝えましょう。会場の後片付けも秘書の仕事です。使用したものは元の位置に戻し、スイッチの切り忘れなどないようにしましょう。

社外の会議室を利用した場合は、管理者に会議が終了したことを告げ、必要ならその場で会場費や備品の使用料などを清算します。秘書は会議において縁の下の力持ちの役割ですが、その行為が参加者、会場の管理者、後に使用する人へのイメージアップにも繋がりますので、常に相手を想った行動を取るように心掛けましょう。