ビジネス文書の役割

ビジネス文書の役割

― ビジネス文書の種類

「ビジネス文書」は、大きく分けて、社内向けと社外向けの2種類に分かれています。

 

― 社内文書の特徴

社内に向けて作られる社内文章は、社内で正式に伝達する場合や、内容が複雑な場合、決定事項を社内に伝える通達などの場合に使われます。社内文書の例としては報告書、稟議書、通知文、案内文などがありますが、これらに共通するのは「読みやすく、わかりやすい文章で書く」ということです。

そのため、社内文書は

・文章は簡潔に、主語・述語を明確にする
・横書きで作成する
・数字は算用数字を基本にする
・頭語、結語、あいさつは省略し、文末は全て以上で締めくくる
・過剰な丁寧さは控える を考えながら作成していきます。

 

― 社外文書の特徴

次に、社外宛に作られる社外文章は「商取引に関する文書」と「社交的な内容の文章」に分けられます。
どちらも会社を代表して、社外に発信するもので、内容が正確であるとともに、ビジネス文書として体裁が整っていなくてはなりません。

「商取引に関する文書」の種類としては、通知状、案内状、依頼状、照会状、督促状、断り状、詫び状、苦情上、抗議上、申込上、回答状などがありますが、「わかりやすい文章で書く」のはもちろん、基本の書式に沿って書き、慣用表現や、格調高い言葉を用いる必要があります。

また、「社交的な内容の文章(社交文章)」は、取引先などとの関係をよくするための文章のため、作成の際には、それぞれの目的にかなった、しきたりやマナーを重んじて書くよう心がける必要があります。特に、慶弔状、見舞状、挨拶状、礼状は、出すタイミングなども大切です。