『気持ちを伝えていますか？』

秘書として好感を持たれるような話し方をするために、敬語、接遇用語を適切に使いこなせると素敵ですね。

接遇時には、気の利いた一言が言えるかどうかで相手からの印象が変わります。

例えば、上司が外出中に訪ねてきた来客に対して「外出しております」と事実を伝えるだけではなく「遠いところ、わざわざお越しいただいたのに申し訳ございません」のように、相手の期待に応えられなくてすまないという気持ちを表現できると、相手の気持ちも緩和されます。相手を思いやり、適切な言葉をかけることで印象アップを目指しましょう。

『想いが伝わる接遇用語』

例えば、初めてお会いする人へのご挨拶の場合。

「〇〇です。よろしくお願いします」は誰でも言えると思いますが「初めてお目にかかります。私が〇〇の秘書をしております〇〇でございます。お名前はかねがね承っておりました」などはいかがでしょうか。相手に対して「お会いできて嬉しい」という気持ちが少し強く表現できますね。

上司が不在の際の急な来客の場合はどうでしょう。

「どうして来たんだろう！？」と焦るあまり「何か・・・ございましたでしょうか・・・」などと言っていませんか？相手を立てつつ、丁寧にお聞きするならば「お差し支えなければ、ご用件をお聞かせいただけませんでしょうか。何かご伝言がおありになれば、お伺いいたします」など積極的に相手に確認することも可能です。「お役に立ちたい」という気持ちも伝わるのではないでしょうか。

やはり急な来客で、上司は在席しているが忙しくて会えない場合はどうでしょうか。

「申し訳ございませんが、お会いできません」だけではなく「申し訳ございませんが、〇〇はただ今仕事が立て込んでおりまして、お目にかかることができません。よろしければ、代わりの者がご用件をお伺いいたしますが、いかがいたしましょうか」など一歩先を考えた上での接遇用語を使えるようにしたいですね。