『復唱』の大切さ

『復唱』の大切さ

― 「伝言内容をきちんと復唱していますか?」

お客様から伝言をお預かりした際、しっかり復唱していますか。
仕事柄、多くのお電話をお受けしておりますが、聞き取り間違い、言い間違いでよくある失敗は、日付と時間です。

たとえば聞き取り間違いの場合、8日は 『 ようか 』  と言いますが、電話を通すと10日 『  とおか 』 にも聞こえます。1時は 『 いちじ 』  といいますが、電話を通すと 7時 『  しちじ  』 にも聞こえます。

また相手のいい間違いで多いのは、午後 4時 を 16時 ではなく、 『 14時 』 といい間違えたり、日付と曜日が一致していないことです。

この聞き取り間違いで、大切な商談の日程をミスしたり、納期を間違えては信用問題にかかわります。最悪の場合、契約破棄や取引停止にも発展するかもしれません。このようなことが無い様に、お電話の最後に必ず復唱し、確認するようにしましょう。

また、復唱自体にもポイントがあります。

こちらでも聞き取り間違いがあるように、同じ言葉で返してしまっては、相手も聞き間違う可能性があります。8日を 『 はちにち 』 、7時 『 ななじ 』 、14時を 『 午後2時 』 と言いかえるなど相手が聞き取りやすいように復唱する。これも大切なポイントです。