「第一声で『どのような会社なのか』を伝える」という面で気をつけたいこととして、「背景の音」があります。

 

普通の受話器で話すと、通話している者の声以外の音もかなり入ります。

ビジネスの電話ですので、私語、雑談、大音量の音楽が聞こえれば客様は不快な思いをされるでしょう。

特に高い音声は入りやすいので、高笑いは絶対に禁物です。

社内で電話をとっている人がいれば、他の者は大声でしゃべらない、高い声で笑わない、など気をつけなければなりません。

さらに、各スタッフの直通番号がなく、複数人が電話を取るケースであれば、自分が受話器をとった当人でなくても、どのような内容の電話なのか、最初だけでも耳を傾けるようにします。

それは、自分宛の電話かもしれないこと、また、電話に出たスタッフをフォローする必要が出てくるかもしれないこと、などが予測されるからです。

第一声として発する言葉の工夫。

電話に出るタイミング。

周囲の音。

そして、一本の電話に対して、複数のスタッフが意識を向けるという姿勢。

そういった気遣いや心配りは、きっとお客様に伝わるに違いありません。

ちなみに、周囲の雑音を遮断する方法の一つして、ヘッドセットマイクを使うという手もあります。

最近はSkypeの普及で、一般の方にもおなじみになってきているのではないでしょうか。

受話器よりも雑音が入りにくく、また、両手が空くので大変便利です。