3コール以内に、電話に出る

3コール以内に、電話に出る

前回は、電話を受けたときにまず発する「社名」について、『正確に聞き取ってもらうために、頭に「はい」などをつけてワンクッションおく』ということをお話ししました。

補足ですが、「もしもし」はワンクッションの言葉としては使えません。

「もしもし、〇〇会社でございます」

受話器を耳にあてたが、どうも電波状況が悪いのか、つながっているかいないのかよく分からない…というときに、まだ名乗ってもいないのに、つい「もしもし~! もしもし~!」と言ってしまいませんか?

そういった場合でも、まずは落ち着いて「お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます」と、「社内で決めた言葉を、お客様に伝わるように」言います。

ワンクッションおく手段として使えるのが、受話器を取るタイミングです。

早すぎれば、第一声は聞き逃される確率が高くなるでしょう。

最低でも1コールは待って、自分自身も心の準備をしてから出ます。

もちろん、お待たせしすぎるのは禁物です。

電話を重要ではないと考えている、という印象を与えてしまいます。

一般的には、3コール以内で出るとよいと言われていますので、1.5コールから2コールほどが適切ではないでしょうか。

こちらもぜひ社内で決めて、ルールの一つにするとよいと思います。

 

もしも4コール以上たってしまった場合は、

「『お待たせいたしました』〇〇会社でございます」

「『大変お待たせいたしました』〇〇会社でございます」

と出れば、好印象に転換できます。