「〇〇ですが、××さんはお戻りになりましたか」からどういったことが推測できるでしょうか。

まず「同日に、既にお電話があったのではないか」ということが考えられます。

××さんが1時間前から外出をしているのであれば、前回は今から1時間前以内にかかってきていたことになるでしょう。

そこで、一度目に電話を受けたスタッフがどのように応対したか、確認する必要があります。

　・外出中と伝えただけか、戻り時間も知らせたか
　・「かけ直す」と言われたのか、××からご連絡すると伝えたのか
　・用件は聞いていたか、それについてどこまで対処したか

そういった確認に時間がかかるようであれば、応対したスタッフ本人に電話をかわった方が、スムーズに進む場合もあるでしょう。

また、もしもそのスタッフも席を外しているのであれば、××さんのデスクにある伝言メモで、状況を知ることができるかもしれません。

このように、先方の言葉遣い一つからでも、どのような行動をとればよいかが、おのずと決まってきます。

それにより、初対面のように応対するのではなく会社として「あなたのことは分かっていますよ」という姿勢を伝えることができます。
また、先方にもう一度用件を言わせることになったり、電話が行き違いになったりすることも防げます。

「先ほどお電話をくださった〇〇様ですね。××はまだ外出しております。
お手数をおかけしまして、申し訳ございません。
～につきましては、ただいま××が手配しているところです。
あと～分ほどで戻りますので、ご連絡をさせていただきます」

相手の状況や、さらには心情をも推測する方法は、まだまだありそうです。