第一声のあと、先方が何かおっしゃったことに対して、

『沈黙する、何も答えない』

『「はい」の一言で終わる』

『紋切り型で事務的な挨拶をする』

『ご用件とは関係のないことを聞き返す』

このような態度をとってしまうと、会話は進みません。

それは、相手を拒否・否定してしまっているからです。

逆をいうと、 場にあった挨拶をすることで歓迎の気持ちを伝えれば、 先方の信頼を得ることができます。

そうすれば、そのあとの会話が円滑に進むでしょう。

やはり、はじめが肝心です。

今回は、これまでお話しした挨拶について、具体的な応対例を挙げてみたいと思います。

 

１）お取引先からのお電話1

 

■「◯◯と申します」

・◯◯様、いつも大変お世話になっております。

・◯◯様、△△でございます、いつもありがとうございます。

■「◯◯です、こんにちは！」

・◯◯様、こんにちは！

・◯◯様、こんにちは、いつもお世話になっております！

 

2）お取引先からのお電話2

 

■先方が名乗らずに「△△さんをお願いします」と担当者を指名

・失礼ですが、どちらさまでいらっしゃいますか？

・恐れ入りますが、お名前をお聞きしてもよろしいでしょうか？

・大変失礼ですが、お名前だけよろしいですか

 

先にこちらからお名前をお聞きすることが基本ですが、これは「名乗らないような無礼な人には繋げません」ではなく、「どなたなのかを把握して、きちんと対応させていただきたい」という考えの上でのことです。

決して疑っているような口調にならないように、丁重にお聞きします。

もし心配であれば、まずは先方を肯定する一言をつけると、クッションになるでしょう。

・はい、ご連絡ありがとうございます。失礼ですが、どちら様でしょうか

・△△でございますね。確認いたしますので、失礼ですが、お名前だけよろしいでしょうか