弁理士・特許事務所専用プラン

特許庁や依頼人からの電話を任せられる電話秘書がいれば、執務に集中できます

電話代行と電話秘書は、
同じではありません!

電話代行<電話秘書

ビジネスアシストの電話秘書には、電話応対マナーに加えて、秘書スキルとホスピタリティーがあります

こんなニーズにお応えします

特許や著作権等の専門用語も安心

専門用語も安心です

弁理士・特許事務所専用プランを担当する電話秘書スタッフは、「特許庁からの出願手続きの確認」「顧客からの特許権や実用新案権取得の相談」など、専門用語の聞き取りが必要な用件へも対応できるスキルと知識を持つ、経験豊かな人材が担当いたします。


喫緊の判断もお任せ

喫緊の判断もお任せ

知的財産権の重要性が高まり続ける昨今、問い合わせの電話は数多くかつ多岐にわたります。電話対応だけでも、かなりの時間を要します。弊社の電話秘書サービスにお任せいただければ、用件が急ぎか否かの確認を電話秘書が行ったうえでご報告しますので、電話対応に手を煩わすことなく業務に専念していただけます。


新規問い合わせにも対応

新規問い合わせにも対応

専用プランでは、新規のお問い合わせにも対応。貴所のサービス内容を把握したうえで相手先にお伝えしますので、ビジネスチャンスを損なうことはありません。新たな需要をしっかり受け止めるサポート力も、弊社サービスの大きなメリットです。

ビジネスアシストが選ばれる理由

利用者の声

  • 「連絡がつかない」ことへの不満がなくなった

    “「連絡がつかない」ことへの不満がなくなった”

    開業したての頃、お客様からしばしば私への連絡がつきにくいとの不満を伺っていました。
    携帯電話への転送設定や留守番設定で対応はしたつもりですが、移動中などタイミングの悪さも重なって、そのような印象を持たれてしまったのかもしれません。

    そこで電話代行サービスを探していたところビジネスアシストの電話秘書サービスと出会いました。電話を受けた時は、必ずお客様への折り返し連絡の希望を聞いていただくようにしています。

    事務所への着電情報は携帯メールに送ってもらい、緊急対応を要する連絡の場合には携帯電話に直接電話をいただくようにしています。
    特にメール報告が早く、また緊急時対応の要否を敏感に察してくださるので助かっています。

    その後「連絡がつきにくい」との不満を聞くことはなくなりました。私のような仕事はお客様との信頼関係が大切なので、連絡がつかないことによる不満や負担が軽減されたのはとても大きいです。

    現在はスタッフが留守番していることもありますが、電話連絡のトラブルを避けるために継続利用させていただいています。
    ビジネスアシストの電話秘書の皆さんは、ちょっとした対応変更にも柔軟に応じてくださるので助かります。

    弁理士
    森田特許意匠事務所
    代表 森田 拓生 氏

応対事例

電話秘書:
はい、伊東国際特許事務所でございます。
特許庁:
特許庁 国際出願室 田中と申します。
電話秘書:
田中様、いつも大変お世話になっております。
特許庁:
お世話になっております。5/19に届いているJP201456814の手続きの件で、確認したい事項がありましてご連絡いたしました。ご担当の弁理士の先生はいらっしゃいますか?
電話秘書:
田中様、大変申し訳ございません。あいにく弁理士の伊東が外出中でございます。連絡は取れますので、お電話差し上げるようにいたしますが・・・。
特許庁:
JP201456814、タイトルが「国際出願手数料振込済証提出書」ですが、手続き補正命令が5/13にいっていると思いますので、手数料補正書という書式になります。様式が違うので差し換えが必要となるのですが・・・。
電話秘書:
差し換えが必要という事ですね、承知いたしました。では、伊東と連絡をとりまして、お電話を差し上げるようにいたします。田中様、お電話番号を教えていただけますでしょうか。
特許庁:
はい、03-3333-4444 内線111です。
電話秘書:
03-3333-4444 内線111 特許庁 国際出願室 田中様ですね。それでは担当者に連絡を取りまして、折り返しご連絡いたします。
特許庁:
よろしくお願いします。
電話秘書:
はい、かしこまりました。お電話ありがとうございました。
電話秘書:
はい、伊東国際特許事務所でございます。
顧客:
アイファクトリーの田中と申します。
電話秘書:
田中様、いつも大変お世話になっております。
顧客:
お世話になっております。伊東さんいらっしゃいますか?
電話秘書:
田中様、大変申し訳ございません。あいにく伊東が外出中でございます。連絡は取れますので、お電話差し上げるようにいたしますが・・・。
顧客:
伊東さんから権利番号3171160の納付のご連絡を頂いたのですが・・・。
電話秘書:
納付の件ですね。
顧客:
はい、4年度分の国内実用新案登録料の納付の金額の件で今回は7300円とお聞きしましたが、協同の考案者と合わせて7300円なのか、それぞれ7300円かかるのか、確認したいのですが・・・。
電話秘書:
7300円の登録料がそれぞれに必要なのか、それとも合わせた金額なのかという事ですね、承知いたしました。それでは伊東に連絡を取りまして、田中様へ折り返しご連絡させていただきます。
顧客:
よろしくお願いします。
電話秘書:
はい、かしこまりました。田中様、お電話番号を教えていただけますでしょうか?
顧客:
僕の携帯にお願いしたいのですが・・・今、着信出てますか?
電話秘書:
はい、こちらでは090-1111-2222と表示されておりますがお間違いないでしょうか?
顧客:
はい、間違いないです。
電話秘書:
ありがとうございます。090-1111-2222 アイファクトリーの田中様ですね。それでは伊東からご連絡差し上げるようにいたします。
顧客:
よろしくお願いします。
電話秘書:
はい、かしこまりました。お電話ありがとうございました。

サービス一覧・料金

弁理士・特許事務所専用

弁理士・特許事務所への問合せにスムースに応対できるスキルと経験を持つ電話秘書が対応する専用プラン

20,000

月額料金(税別)

士業パック
士業電話秘書
ベーシックパック
基本コール数:100件
対応時間:9:00〜18:00
対応曜日:月〜金(平日)
貴社名応対
日次レポート
勧誘セールス電話分別
時間外アナウンス
ホットライン
5名までスタッフ別対応
言付け伝言
スケジュール把握
会社情報案内
緊急時携帯連絡
即時報告パック
Eメール即時報告
採用受付対応
5名追加、計10名までスタッフ別対応

弁理士・特許事務所専用プレミアム

弁理士・特許事務所専用プランに加えて、毎朝のスケジュール確認と内線感覚の取り次ぎがプラスされたプレミアムプラン

40,000

月額料金(税別)

士業パック
士業電話秘書
ベーシックパック
基本コール数:100件
対応時間:9:00〜18:00
対応曜日:月〜金(平日)
貴社名応対
日次レポート
勧誘セールス電話分別
時間外アナウンス
ホットライン
5名までスタッフ別対応
言付け伝言
スケジュール把握
会社情報案内
緊急時携帯連絡
即時報告パック
Eメール即時報告
採用受付対応
5名追加、計10名までスタッフ別対応
内線感覚パック
内線感覚取次
プレミアムパック
デイリーコール
上級秘書スタッフ応対
専用時間外アナウンス

※月額基本料金は毎月前払い制ですが、超過料金等は後払いにて申し受けいたします。

※コンスタントに月100件を超える場合は、お受付が難しくなります。

※年末年始、夏期休暇(3日間)はお休みをいただいております。

オプション一覧

1.外出先でも内線感覚

電話交換手のようにお客様と直接会話できます

5,000円/月(税別)

3.貴社専用時間外アナウンス

貴社オリジナルメッセージを時間外にお流しいたします(初期費用3,000円)

1,000円/月(税別)

4.スタッフ1名様追加

ご登録のスタッフ枠を増やせます

1,000円/月(税別)

11.夏期休暇対応

夏期休暇期間中(お盆の平日3日間)も電話応対いたします

3,000円/月(税別)

満足度保証制度