５）仕事の緊急性と重要性を見極める
前回お話した「がんばるタイム」のように、仕事に集中する時間を設けることが、非常に効果的である一方、取引先などには理解されにくいのも事実です。社内で話さない時間を作っても、電話はかかってくるため、結果、生産性の向上に繋がらない、「がんばるタイム」自体が廃止になってしまうという事態が起こります。一時的に留守番電話などで対処する方法もありますが、いつも繋がらないと会社の信用、信頼を著しく落とす場合もあります。
また、取引先とのやりとりは極力メールまたはSNSで行う企業も最近は多いようですが、細かいニュアンスなどのやりとりになると、どうしても電話で話さなければいけないときがありますので、電話を完全に排除することは難しいですね。
しかし、取引先からの電話が、あなたにとってどれぐらい重要なものなのか、もう一度考えてみてください。冷静に考えてみれば、電話自体は”緊急”な要件かもしれませんが、あなたにとっては”重要”な案件でない場合も多いのではないでしょうか。
人はついつい、緊急な仕事から手をつけがちですが、仕事の効率を考えたとき、一番にやるべき仕事は緊急な仕事ではなく、重要な仕事から行うべきです。そして、緊急な仕事に関しては自分ではない他の人へ委託してしまえば、あなたがやるべき仕事は重要な仕事のみになり、どんどん効率もクオリティも上がることでしょう。
そして、こういったお悩みを解決するために、私たち【 電話秘書 】が存在しています。
電話秘書を使えば、いつも繋がらないというクレームが出ることもありません。また、予めお客様に何時ごろ折り返し連絡するかお伝えすることができます。折り返し時間をこちらから指定することによって、「かかってきた電話を折り返すための時間」をスケジュールの中に組み込んでおけば集中する時間を保ったまま、取引先へのニーズにもこたえることが出来ます。
人材不足が問題視される今、今までと同じ雇用形態はどんどん難しくなっていくでしょう。
5年、10年と生き残っていくためには、自社でやるべきこと、委託すべきことを見極めて会社の生産性をあげること、生産性を上げたうえで追加で必要な人材の募集を行うことが大切なのです。
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