お勧めビジネスチャットその1 「Slack(スラック)」

  2013年にアメリカで発表されたSlackは、2019年時点で全世界で1,000万人もの人が利用しているコミュニケーションツールです。 2017年11月まで日本語対応していなかったため、あまり日本の企業では使われていませんでしたが、日本語対応以降は電車内の電子広告でCMを流すなど、積極的に広告をだしているので どこかでご覧になった方も多いのではないでしょうか。 では、早速Slack魅力についてお話してきたいと思います。  

1)話題ごとに発言がまとめられる「スレッド機能」

  チャットツールで一番厄介なのが、発言が時系列で表示されるため必要な記事が埋もれてしまうこと。LINEグループなどでもそうですが、自分には関係ない会話が続き自分が読みたかった記事がかなり遡らないと読めなくなったという経験少なくないと思います。 しかし!Slackは「スレッド」という機能が備わっており、話題ごとに発言をまとめることが可能。大きい見出しの記事は、通常通りアップし、細かな話については「スレッド」でまとめておけば大変見やすいグループチャットを作ることができます。しかも、検索機能もしっかりついていますので、より過去記事を探す手間が省けるとともに見落としの軽減にも繋がります。 (たとえば、弊社のSlack報告をご利用いただく場合、細かいお打合せはスレッド機能を使っていただくと、電話の履歴だけ一覧で確認できるようなグループチャットが出来上がります)  

2)色々なアプリがSlackで一括化

  次にSlackは、連携できるアプリケーションの数が大変多く、他に使っている他社の機能を一括してSlackにまとめることが出来ます。 たとえば、Google ドライブ。 こちらのアプリを利用するとなんと • Google ドキュメントや、スライド、スプレッドシートファイルの新規作成 • Google ドライブからチャンネルやダイレクトメッセージへの既存のファイルのインポート • Slack 内で共有した Google ドライブファイルから直接検索 などなど、通常のチャットツールには無い機能を得ることができます。 Twitterやinstagramと連携させれば 特定条件(タグ)のツイートや投稿をSlackにアップすることもできますので、自社のサービスを紹介してくれた記事についてすぐに反応したり、競合他社の動向などをチェックすることも出来てしまうのです。  

3)Slackbotで使い方は自由自在

  Slackには、他のビジネスチャットではあまり見ないSlackbotというBot機能があります。どういった使い方が出来るかというと、SiriのようにSlackに対する質問を投げかけると自動で返答してくれます。また、予め自分で設問と答えを登録しておけば、社内用FAQも作ることができるので、過去の事案などを登録しておけば、新しいスタッフも検索、共有しやすくなります。   そのほかにも、色々な設定をすることができ、使い方によって業務効率は飛躍的にアップします。機能は制限されますが、無料版も用意されていますので、ぜひ試していただきたいビジネスチャットです!  インターネットが普及し、メールがビジネスの連絡ツールとして確立されたのも束の間。次は、「ビジネスチャット」が普及されつつあります。プライベートの連絡ツールとして、LINEを使っている人も多いかと思いますが、LINEと「ビジネスチャット」は、何が違うのか、メールより何が優れているのかなど、実際に使用してみたユーザー目線でお話していきたいと思います。 個人と個人で話せるダイレクトチャット(DM)、グループ間で話せるグループチャットがあり、社内外のメンバーとチャットを通して連絡を取ることが可能です。 ここまではLINEと同じですね。 しかし、ビジネスチャットの実力はこんなものではありません。以下で詳しくお話していきます!  

1)ビジネスチャットをオンラインストレージとして利用する

  以前は、メールでは容量オーバーで送ることが出来ないものは、「宅ふぁいる便」など、大容量データ送信サービスを使っていましたが、アップロードに時間がかかる、且つダウンロード期限が定めされていたりと限られた時間の中で使うツールとしては、なかなか手間がかかっていました。 そして、その後DropboxやiCloudなど、オンラインストレージが登場しデータのやりとり自体はとても簡単になりました。ただ、ここでひとつ問題だったのは、データのやり取りはできるものの、そのデータを何に使用して欲しいのかなど、個別の指示はメールなどの別のツールを使う必要があったことです。 そんな中、オンラインストレージの機能を持ちつつ、チャットで連絡も取れるという、「ビジネスチャット」の存在を知り、導入した結果は劇的に作業効率が上がりました。  

2)会議の議事録として利用する

  ビジネスチャットはオンラインストレージの機能を持ちつつ、チャットで文章も残しておけるので、会議など多数のメンバーとの情報共有に大変適しています。 たとえば、会議用グループを作り、会議資料をアップしておけば、簡単にメンバー全員と資料を共有することができます。また、それを会議毎にグループを分けて、会議資料、会議内容をアップすれば議事録としても利用できますし、ストレージ容量に余裕があれば、会議の録音ファイルまでアップすることも可能です。 過去資料を探す時間が格段に短く、決定事項のタスクの見落としは減り、進捗状況までチャット内で先に話し合うこともできるので、会議時間も最低限に抑えることもできます。  

3)社内のペーパーレス化に利用する

  今まで印刷し配布していた書類も、PDF形式などでチャットにアップしておけば、わざわざ紙媒体で持つ必要がなくなります。色々なビジネスチャットがありますが、ほとんどの場合、自分だけが確認できる「マイチャット」や「マイグループ」を作ることができるので、自分だけのチャットに書き込んでおけば、他の人に見られることなく保存しておくことが出来ます。 またチャット機能を使ってメモ帳に書いていた細かなこともチャットに残しておけば、日時とともに記録が残るので、メモの紛失などのリスクも激減するとともに、紙も最小限で押さえることができるので、ペーパーレス化に繋がります。     そのほか、ビデオ通話機能や、タスク管理機能など各ビジネスチャットそれぞれに特徴があり、自社の用途に合わせて使えば、無限大の可能性を秘めています。 ほとんどのビジネスチャットに、無料版やお試し期間が付与されているようなので、皆様もぜひ試してみてください! 次回は、色々使った中でお勧めのビジネスチャットをいくつかご紹介したいと思います。1ヶ月分無料キャンペーンのご案内   【対象期間】 5月1日~5月31日   【1ヶ月分無料の対象プラン】              仮申し込みはこちら   <基本プラン> ◆ライトプラン                                           20,000円(税別)/月 ◆スタンダードプラン                                 30,000円(税別)/月   <士業向けサービス> ◆税理士・会計事務所専用プラン                  30,000円(税別)/月 ◆弁護士・法律務所専用プラン                       60,000円(税別)/月 ◆司法書士・行政書士事務所専用プラン      30,000円(税別)/月 ◆社労士事務所専用プラン                              30,000円(税別)/月 ◆弁理士・特許事務所専用プラン                   30,000円(税別)/月   <専門業向けサービス> ◆不動産業専用プラン                                       30,000円(税別)/月 ◆コンサルティング会社専用プラン                 30,000円(税別)/月 ◆保険会社専用プラン                                      30,000円(税別)/月 ◆ウェブ制作会社専用プラン                           30,000円(税別)/月   ハイグレードプラン、プレミアムプランは対象外となりますのでご了承願います。   【1ヶ月分無料の対象オプション】 ◆時間延長(18:00~19:00)                              3,000円(税別)/月 ◆貴社専用時間外アナウンス                         1,000円(税別)/月 〔初期登録費用 3,000円(税別)〕 その他のオプションは対象外となりますのでご了承願います。   (ご注意) 短期契約の場合はキャンペーンは適用されませんのでご了承願います。 詳しくはお電話にて問合せください。   仮申し込みはこちら