(3)外出中のDさんへ、家族の方からお電話があったとき 家族の方:「Dの家内でございます」 受け手:(誤)「D様、お世話になっております。ただいまDは外出しております。折り返しお電話させましょうか」 まず、相手をどう呼ぶかですが、「Dの家内」と言われれば、恐らくその方の苗字もDさんになるでしょう。 もし違っていたとしても、さほど失礼にはあたらないと思います。 逆に、別姓かもしれないからと「お名前をよろしいですか」と聞いてしまうほうが失礼ではないでしょうか。 敬称は、「D様」ですと、よそよそしい感じがしますので「Dさん」がよいでしょう。 もしくは、この例のように「D」というお名前かどうか確実に分かっていないのであれば、「奥様」と呼ぶのが自然です。 次に 「ただいまDは外出しております」ですが、こちらは、「ただいまDさんは、外出なさっています」と、呼び捨てにせず敬称をつけ、行動には尊敬語を使います。 よって「お電話させましょうか」も「お電話していただきましょうか」と尊敬語になります。 社外の方からの電話といっても、ご家族であれば対応は異なります。 Dさんを下げるのではなく、社内で読んでいるときのように尊敬語を用いましょう。 正しくは、 「奥様、お世話になっております。ただいまDさんは外出なさっています。折り返しお電話していただきましょうか」 となります。 また、Dさんからご連絡してもらうことになったとき、お客様であればお電話番号をお聞きしますが、奥様の場合はどうでしょうか? 「念のために、奥様のお電話番号をお教えいただけますか」と聞いたら、「主人は知ってますよ…」と言われてしまいそうですね。 この場合は、「ご自宅でよろしいですか」など、臨機応変に対応しましょう。   以上のように、電話だから敬称は「様」、社内の人間のことだから謙譲語、というわけではありません。 こういったケースは頻繁にはないでしょうから、万が一かかってきたときに、咄嗟に口から出ないものです。 機械的な印象を与えないよう、普段から準備しておくことが大切です。 ◆例年通り平成30年8月11日~8月15日(実質平日3日間)を夏期休暇とさせていただきます ・尚、夏期休暇中には、業務終了アナウンスは流れませんので予め、ご了承ください。 ※休暇中は当社への転送を停止してくださいますようお願い申し上げます。 ・会員様の休暇日程がお決まりでしたら、お知らせください。 ※お客様に聞かれました際に秘書スタッフよりご案内いたします。   ◆オプションサービス 昨年ご好評頂きました夏期休暇中の8月13日、14日、15日を電話応対いたします。 ご希望の方は、できましたら7月31日までにお申し出くださいますようお願い申し上げます。 対応時間 9:00~18:00  料金 3,240円   追加コール 20コール (注) 18:00~19:00の応対は行っておりません。 時間延長(オプション)ご利用の会員様も18:00までとなりますので、何卒ご了承願います。   <お問合せ窓口> サポートデスク TEL:03-5953-8860 FAX:03-5953-8862 E-mail:information@biz-assist.co.jp00_-main-select%e3%83%bb%e5%a3%bd%e6%82%bd%e9%80%a1%ef%bd%aa%e8%9b%bb%e3%83%bb_dsc475404_%e9%9a%95%e5%8f%a5%ef%bd%ad%ef%bd%a6%e8%8e%a8%e5%a4%b2%ef%bd%bc%e5%a3%bd%e6%82%bd%e9%80%a1%ef%bd%aa%e8%9b%bb%e3%83%bb_dsc4623   全スタッフ正社員、「顔の見えるサービス」を実践するビジネスアシストでは、その対応力と 雰囲気を実際にお確かめいただくため、『オフィス見学』を随時受付しております。   派遣やアルバイトが占めることの多いコールセンターとは一線を画するクオリティを実感して いただけるよう、弊社スタッフの秘書業務の様子をご覧いただくだけでなく、お越しになるみ なさまのさまざまなご相談にもマンツーマンで対応。電話代行・電話秘書に関することは何で もお気軽にご相談いただけます。電話秘書サービスの導入をご検討されている方は、ぜひ一度 足をお運びくださいませ。   <開催概要>   期日:弊社営業日(平日、10:00~16:00)ならいつでも対応可能です * ご来社されるお客さまに個別に対応させていただくため、事前のご予約をお願いしております   ◆場所:ビジネスアシスト本社(池袋オフィス) >>> 本社へのアクセスはこちら   【 ☆ご予約・お申込はこちらから 】

― ビジネス文書の種類

「ビジネス文書」は、大きく分けて、社内向けと社外向けの2種類に分かれています。  

― 社内文書の特徴

社内に向けて作られる社内文章は、社内で正式に伝達する場合や、内容が複雑な場合、決定事項を社内に伝える通達などの場合に使われます。社内文書の例としては報告書、稟議書、通知文、案内文などがありますが、これらに共通するのは「読みやすく、わかりやすい文章で書く」ということです。 そのため、社内文書は ・文章は簡潔に、主語・述語を明確にする ・横書きで作成する ・数字は算用数字を基本にする ・頭語、結語、あいさつは省略し、文末は全て以上で締めくくる ・過剰な丁寧さは控える を考えながら作成していきます。  

― 社外文書の特徴

次に、社外宛に作られる社外文章は「商取引に関する文書」と「社交的な内容の文章」に分けられます。 どちらも会社を代表して、社外に発信するもので、内容が正確であるとともに、ビジネス文書として体裁が整っていなくてはなりません。 「商取引に関する文書」の種類としては、通知状、案内状、依頼状、照会状、督促状、断り状、詫び状、苦情上、抗議上、申込上、回答状などがありますが、「わかりやすい文章で書く」のはもちろん、基本の書式に沿って書き、慣用表現や、格調高い言葉を用いる必要があります。 また、「社交的な内容の文章(社交文章)」は、取引先などとの関係をよくするための文章のため、作成の際には、それぞれの目的にかなった、しきたりやマナーを重んじて書くよう心がける必要があります。特に、慶弔状、見舞状、挨拶状、礼状は、出すタイミングなども大切です。  30日間無料保証キャンペーンのご案内   【対象期間】 7月1日~7月31日   【30日間無料保証の対象プラン】              仮申し込みはこちら   <基本プラン> ◆ライトプラン                                           20,000円(税別)/月 ◆スタンダードプラン                                 30,000円(税別)/月   <士業向けサービス> ◆税理士・会計事務所専用プラン                  30,000円(税別)/月 ◆弁護士・法律務所専用プラン                       60,000円(税別)/月 ◆司法書士・行政書士事務所専用プラン      30,000円(税別)/月 ◆社労士事務所専用プラン                              30,000円(税別)/月 ◆弁理士・特許事務所専用プラン                   30,000円(税別)/月   <専門業向けサービス> ◆不動産業専用プラン                                       30,000円(税別)/月 ◆コンサルティング会社専用プラン                 30,000円(税別)/月 ◆保険会社専用プラン                                      30,000円(税別)/月 ◆ウェブ制作会社専用プラン                           30,000円(税別)/月   ハイグレードプラン、プレミアムプランは対象外となりますのでご了承願います。   【30日間無料保証の対象オプション】 ◆時間延長(18:00~19:00)                              3,000円(税別)/月 ◆貴社専用時間外アナウンス                         1,000円(税別)/月 〔初期登録費用 3,000円(税別)〕 その他のオプションは対象外となりますのでご了承願います。   (ご注意) 無料保証はサービスの品質を体感していただき、長期的にご利用いただくことが目的です。 最初から短期間でのご契約はできかねますのでご了承願います。 また、サービスの品質にご不満があり、継続されない方はお試し期間中にご連絡ください。 お試し期間を過ぎると自動で契約更新となりますのでご注意ください。   仮申し込みはこちら