「させていただく」「していただく」の連呼や、たくさん敬語を使っても取って付けたような話し方では、敬意を示すという本来の意は伝わらず、単にその人の口癖だと思われてしまうでしょう。
こんな「過剰な敬語」を使っていませんか。
・誤「そちらの書類でしたら、拝見させていただいております」
→正「そちらの書類でしたら、拝見しています」
「そちらの書類でしたら、拝見しております」
・誤「お伺いさせていただいてもよろしいでしょうか」
→正「お伺いしてもよろしいですか」
「お伺いしてもよろしいでしょうか」
「拝見する」「お伺いする」と、すでに謙譲語を使っていますので、 同じく謙譲の意を表す「させていただく」が続くと、二重敬語ともとれます。
敬語が二重になっているからといって、全てが誤りとはいえないようですが、こちらは不自然な印象ですね。
また、正が2つずつになっているように、語尾を「～ですか」とするか、「～でしょうか」とするかでも印象が変わります。
後者の方が、より柔らかい印象を与えます。
ただ、何でも「～でしょうか」と言っていればいいというものでもありません。
1つの会話で何度も出てくると、紋切り型だと捉えられてしまいます。
これは、お客様からの注文を受けるときなど、複数の質問をするときに起こりがちです。
「お名前をよろしいでしょうか」、「お電話番号をよろしいでしょうか」
「ご住所をよろしいでしょうか」、「ご希望の商品名をよろしいでしょうか」…
「〇〇をお願いします」や「〇〇はいかがなさいますか」「〇〇はどちらですか」など、一辺倒な使い方にならないよう、工夫したいですね。『社外の人でも敬語を使う』
上司の家族は「社外の人」です。通常「社外の人」に対しては、自分の上司の立場を下げた謙譲語で話しますが、上司の家族については例外で、自分の上司に対して尊敬語を使い、上司を上げて話します。
『敬称の言い方』
では、具体的にどのようにすればよいのでしょうか。たとえば、上司が食事のため留守にしている時に、かかってきた電話に対して、通常は、「専務の山田は、ただ今食事に出掛けております」と応対します。しかし、上司の家族から電話がかかってきた場合は、「山田専務は、ただ今お食事に出かけていらっしゃいます」となるのです。
ポイントとしては、役職には既に敬称がこめられているので、社外の人と話す場合は「部長の○○」という言い方になります。しかし、上司の家族からの電話に対しては、敬語を使うため、「○○部長」という言い方になることです。
『相手の立場を考える』
では、「奥様からお電話があったと、申し伝えておきます」という言葉はどうでしょうか。一見、問題ないと思われるかもしれません。しかし、「申し伝えておきます」は、聞き手が話し手よりも上位であることを表す語となるため、上司を上げて話せていません。上司の家族からの電話の場合、上司と上司の家族が、自分より上とみなして、上司にも上司の家族についても尊敬語を使います。そのため、正しい言い方は、「奥様からお電話がありましたことを、お伝えしておきます」となるのです。
このように、相手によって敬語の使い方が異なります。自分が話している方の立場をよく考えて、話すようにしましょう。◆例年通り平成29年8月14日～8月16日(3日間)を夏期休暇とさせていただきます
・尚、夏期休暇中には、業務終了アナウンスは流れませんので予め、ご了承ください。
※休暇中は当社への転送を停止してくださいますようお願い申し上げます。
・会員様の休暇日程がお決まりでしたら、お知らせください。
※お客様に聞かれました際に秘書スタッフよりご案内いたします。
◆オプションサービス
昨年ご好評頂きました夏期休暇中の8月14日、15日、16日を電話応対いたします。
ご希望の方は、できましたら7月31日までにお申し出くださいますようお願い申し上げます。
対応時間 9:00～18:00 料金 3,240円 追加コール 20コール
(注) 18：00～19：00の応対は行っておりません。
時間延長(オプション)ご利用の会員様も18：00までとなりますので、何卒ご了承願います。
＜お問合せ窓口＞
サポートデスク
TEL:03-5953-8860
FAX:03-5953-8862
E-mail:information@biz-assist.co.jp
ネットやSNSが普及したことで「電話応対が苦手」という若い社員が増えていて、極端な例では「電話取りたくないから会社辞めます」という人も出てきたり、メールでも「敬語がうまく使えない」という人もいるということをよく耳にします。そういった意味では、現代こそコミュニケーションやマナー教育が重視される時代と言えます。
「会社の顔＝コンタクト・ポイント」である電話やメールのマナー欠落は、企業として致命的。しっかりしたビジネスマナーが行き届いている会社こそ信頼を育むことができると、私たちは考えます。
そこで、電話応対やメールの送り方など、基本となるビジネスマナーをあらためて学べる機会をご用意しました。創業以来18年、電話代行・秘書サービスを通じて培ってきたコミュニケーション・ノウハウを、3回のセミナーにてご提供いたします。
この機会を、社員教育や研修の一環としてご活用いただければ幸いです。
【セミナー日程】
■ビジネス電話研修 基本編
■ビジネス電話研修 応用編
■ビジネスメール研修
■7月27日開催ビジネス電話研修基本編 当日の様子
セミナー講師は、ビジネスアシストの研修担当高杉と、ビジネス系検定最上級取得の伊藤が担当いたします。新人研修にはもちろん、研修指導担当の方、ビジネスマナーに自信のない方、自分のマナーがあっているか勉強してみたい方。ぜひ、この機会にビジネスアシストで一緒にビジネスマナーを学んでみませんか。沢山のお申込お待ちしております。
