2) 口数が少なく、あまり自分からは話をしない人、沈黙になることが多い場合 この場合は、復唱をたくさんすると良いですね。 相づちも「はい」だけではそっけない印象になることが多くなるので 「はい、◯◯でございますね」 「はい、承知しました」 と後ろに言葉をつけるようにします。 「さようでございますか。◯◯なのですね」 も、短い復唱ですが、「はい」よりも聞いた印象は長くなり、話を理解していることがより伝えられる方法として、効果的です。   このように「正しく理解しているということを伝えて、安心感を与える復唱」を多用することで、信頼を得ることができ、たくさん話してもらえるような場を作れるわけです。 また、何も話さない「間(ま)」も必要でしょう。 2)のように次から次へと言葉が飛び出すタイプでなく考えながらお話をするような方には、考えてもらう時間が必要です。 それなのに沈黙を恐がるあまり、一方的に話し続けてしまっては、話を遮ることと同じです。 これまでにお話した 「正確に聞き取れているか、確認ができる」 「理解しているということを伝えて、安心感を与えられる」 この2つの復唱に、先方の話し方や状況に合わせて「相づち」、「間(ま)」を使えば、 本当の気持ちを話してもらえる場を、作ることができることでしょう。 ぜひ一度、お試しくださいね。 大切なお客様へのおもてなしは、挨拶から 秘書の仕事のひとつとして、『来客接遇』があります。上司とお取引先様が、常に好ましい関係を続けられるよう、誰に対しても公平に、気持ちよくお迎えしたいものです。 具体的には「受付と案内」、「接待(茶菓のサービス)」、「上司不在中の応対」、「見送り」などがその業務と言えるでしょう。 まずは、お約束のあるお取引先様がいらっしゃった場合「いらっしゃいませ」と笑顔で応対します。越権行為をしないよう、お取引先様との関係にもよりますが、笑顔で「お待ちしておりました」と一言添えたり「お足下の悪い中、ありがとうございます」などお声掛けできるとよいですね。 さて・・・、どこにお通しすればよいでしょうか? 応接室のソファーなどの席や、車や列車、飛行機の座席には『席次』といって順番があります。上座には上位の人が、下座には下位の人が座るのがマナーです。もちろん、お客様は上座にお通しします。 一般的には奥の席が上座となり、和室では床の間に近い場所が上座になります。「出入り口から一番遠い場所」が一般的です。ソファーと一人用の椅子がある場合は、ソファーの席を勧めます。従って、応接室などで席をセットするときには、入口から遠い奥の場所に、上座となるソファーを設置し、その反対側に下座となる2脚の椅子を設置するのが通例です。 ソファーがなく、一人用の椅子だけでセットされた場合は、奥の席から順番に上座となるのですが、来客が2人の場合は、対話上、来客の方が1番目と3番目の席に座り、上司は4番目の席に座ります。ぜひ少し会釈をしながら手を席の方へ差し伸べ、「どうぞこちらにお掛けになって、お待ちくださいませ」や「(上司は)すぐに参りますので、少々お待ちくださいませ」と、一声掛けてご案内してください。そして部屋を出る際には一礼を忘れずに退出しましょう。