ところで、アルファベット一字を伝えるとき、そのまま読むだけでは紛らわしい場合は、漢字やひらがなのときと同じく単語などに例える方法がよく使われますね。   「P」と「T」は聞き取りにくいことが多いものですが、「パリのP」「東京のT」 で正しく伝わりますね。 数字でも「7」を「しち」と読んで「いち」と誤解されないよう「なな」と読む、ということがよくあります。 旅行業界や航空業界では、名前のスペルを確認する際、「A」は「able」など、単語がすべて決まっていて、その単語を続けて言うようです。 高杉であれば、「Tiger、Able、King…」となります。   尚、五十音については、NTTさんで「あ」は「朝日の、あ」など一通りあると聞きました漢字は膨大な数になりますから、NTTさんでもやはりよくある単語、有名人の名前、 部首などで確認するようです。 人名やメールアドレスなどを確認する場面が多いのであれば、こういったアルファベットや五十音の確認用単語一覧を用意しておくとよいですね。   余談ですが、メールアドレスの確認にまつわる私の体験です。 あるお客様は、アルファベットを一字一字おっしゃいました。すべて出揃ったものを見ても、全く知らないつづりでしたので、復唱も一字一字でするしかありませんでした。 これが、電波状態が悪くて「V」が「B」や「P」に聞こえてしまい、かなり手間取りました。 後からネット検索したところ、フランス語の有名な言葉でした! そのときに分かれば、すんなりいったでしょうに…そして、お客様ともっとお近づきになれたかもしれないのに…と思ったのでした。 『話し方から印象アップ』 秘書は会社を代表して受付をしたり、来客や社内の人など誰からも「感じが良い人だ」と思われるように努める必要があります。好感を持たれるような話し方ができれば、コミュニケーションも取りやすくなり、仕事がしやすくなりますね。あなたが話をしていて、「感じがいいなぁ」と思う人には、どんな特徴があるでしょうか。 『感じよい話し方とは』 秘書は人と人を繋ぐ役目がありますから、誰からも感じよい話し方だと思われるために、まず誰に対してもフェア(公平)であることを目指しましょう。 そして相手の立場にたって、相手に気持ち良く話してもらうことが大切です。相手の気持ちによりそって分かろうとする姿勢が、相手の心を開きます。また、以下の点も心がけましょう。 1)正しい敬語を用いて話す。 2)敬意をもって肯定的に話すように心掛ける。 3)明るい雰囲気で話すようにする。 4)一方的に話さず、相手と話題を合わせるようにする。 5)相手の目を見て会話をするように心掛ける。 6)話すときには、簡潔に分かりやすく話す。 決してでしゃばらず、謙虚な姿勢で、相手の耳に心地よく響く言葉を選ぶセンスを身に着けたいですね。 『状況に応じて使い分けましょう』 秘書としての『よい話し方』は色々とあり「どのような場合でもこのように話す」ということはありません。上司の性格、その場の状況、雰囲気に応じて話し方を変える必要があります。例えば、落ち着いた話し方が求められる場面、きびきびと明朗な話し方が求められる場面など、今、何が求められているのかを一歩引いた目線で捉えることが大切です。 但し上司だけではなく、上司の部下に当たる自分より目上の人に対しては、どんなに親しくなっても必ず敬語を用いましょう。気心が知れてくると、つい「ちょっと待ってください」など礼儀を欠いた言い方をしてしまいがちです。気を付けましょう。