名前の確認に漢字を使う、もしくは漢字まで聞く必要がある場合はどうでしょうか。
例えば、スズキさんに漢字を聞くと、よく「普通のスズキです」という答えが返ってきませんか？
きっと「鈴木」なのでしょうけれど、聞く側から言い出す必要があるときに、「普通のスズキ様でしょうか」とはちょっと言いにくいですね。
さほど気にしない方もいらっしゃるかもしれませんが、「普通の」ということは 「良くないのか」と受け止められるかもしれませんし、普通という基準が、人によって違う可能性もあるからです。
そうなるとやはり一つ一つの漢字を確認することになります。部首や単語での確認です。
「鈴」でしたら、「金ヘンにレイのすず」とか「ベルのすず」、「木」は「樹木のもく」「木曜日のもく」となるでしょうか。
このときも、漢字は使い方で悪い意味になる場合がありますから、少し気を配ったほうがいいですね。
安藤さんの「安」を、「安いのアン」と言うよりは、「安全のアン」「安心のアン」と言ったほうがよいかもしれません。
また、著名人の名前や都道府県名で確かめるという方法もよく使われます。山口さんの場合、「山口県のやまぐち」などです。
実は私自身の経験ですと、「三国志に出てくる…」と説明されてピンとこず、恥ずかしかったことがあります…。インターネットで検索して、なんとか確認できました。
それから、「哉」の字を 「木村拓哉さんのヤ」と伝えたら、「ああ、志賀直哉さんのヤですね」と返されたことがありました！
そんなこともありましたが、その場でインターネット検索したり、あわせて部首や他の単語でも確認したり、とにかくしゃべって質問して、先方としっかり意思の疎通を図ることが大切ですね。
『判断材料は押さえてますか？』
ビジネスの場では、突発的な対応を求められることが多々あります。その際、秘書は早急に的確な判断をし対応することが求められることもあるため、どのようなケースでも対応できる「判断材料」を押さえておく必要があります。
例えば、上司が在社中か外出中か、外出中であれば帰社時刻はいつなのかは把握しておきましょう。また、不明な点があった時に、誰に聞けば最適な解決方法が得られるか、普段から社内外の情報ネットワークを把握しておくことも大切です。そのためには、やはり普段からコミュニケーションを取っていることは重要になってきますね。
『「取り次がないように』を鵜呑みにしない』
上司は、重要な打合せや忙しいとき「電話や来客は取り次がないように」と指示をすることがあります。しかし、言われたまま何もかも一切取り次がないような仕事では、秘書の役割を果たせたとは言えません。
このような状況でも、上司に取り次ぐ判断基準を心得ておきましょう。主な判断材料としては、緊急性や重要度、相手との関係、儀礼的なことですぐ済む用件か、いつでも会える人かそうでないか、遠距離からの来訪者かどうか、等があげられます。
『突発的な時こそスムーズな対応を』
では、もし取り次ぐと判断した場合、相手の方にはどのように対応したらよいでしょうか。まず、上司が「取り次がないように指示した理由」が何であれ「仕事が立て込んでいて」「取り込み中で」という理由で「ただ今聞いてまいります」と応対します。
そして、上司に会うかどうかの指示を仰ぎます。その際、もし上司が会えない場合の対応として、代理人でも対応が可能な場合もありますので、例えば別の人に代理人として対応してもらえるかどうか、併せて確認しておきましょう。一歩先まで読んだ行動ができるといいですね。◆例年通り平成27年8月12日～8月14日を夏期休暇とさせていただきます
・尚、夏期休暇中には、業務終了アナウンスは流れませんので予め、ご了承ください。
※休暇中は当社への転送を停止してくださいますようお願い申し上げます。
・会員様の休暇日程がお決まりでしたら、お知らせください。
※お客様に聞かれました際に秘書スタッフよりご案内いたします。
◆オプションサービス
昨年ご好評頂きました夏期休暇中の8月12日、13日、14日を電話応対いたします。
ご希望の方は、できましたら8月1日までにお申し出くださいますようお願い申し上げます。
対応時間 9:00～18:00 料金 3,240円 追加コール 20コール
(注) 18：00～19：00の応対は行っておりません。
時間延長(オプション)ご利用の会員様も18：00までとなりますので、何卒ご了承願います。
＜お問合せ窓口＞
サポートデスク
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FAX:03-5953-8862
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