「復唱」の効用の一つ『正確に聞き取れているか、確認ができる』 例えば、先方が名乗ったときに復唱して確認することで名前を正しく聞き取ることができるでしょう。 そうすればその後の会話で、名前を呼びかけることができます。 前回では、その際の確認方法として五十音で聞く、漢字を聞く…など数例を挙げました。 今回は更に詳しくお話したいと思いまが、その前にまず、名前を聞くときによくある間違いについてです。   1)「お名前をいただけますか」 「お名前を頂戴してもよろしいですか」 「いただく」「頂戴する」は、物をもらうということなので、物ではない名前を聞くときの言い方としては、誤っているそうです。電話番号や住所、メールアドレスを聞くときも同様です。   2)姓と名の両方を聞くときに 「下の名前もよろしいですか?」 理由としては「名前に上も下もない」ということで、「下の」と言われて気分がいい人はあまりいないから、ということでしょう。 できれば「フルネーム」や「苗字ではなくお名前も」という言い方にしたほうが安心です。 ただ、それでもうまく伝わらない場合は下の名前と言ったほうが分かりやすいこともあるかもしれません。 それぐらい一般的な言い方ではありますね。   3)苗字(例:ヤマダ様)を聞き取れたときに、名前も聞こうと 「ヤマダ何様ですか」 「何様」という言葉は使わないほうがいいですね。『真意はどこに?』 あなたは、友人にちょっと聞いてもらいたくて愚痴をこぼしたとき、却って過度なアドバイスをされて「聞いてもらえればよかったんだけどな・・・」と思った経験はありませんか。 愚痴を聞かされた側は「何か力になりたい」と思うが故に、ついアドバイスしがちですね。お互いに自分の想いだけを相手にぶつけている状態です。 これはビジネスの場面でも同じで、相手が何を求めているかを先に読み取ることは大切です。秘書として、上司の真意がどこにあるのか正しく判断し、立場をわきまえて対応する必要があります。 『言葉遣いで立場を表現』 秘書として、意見やアドバイスは上司に求められた時にのみするのが原則です。求められていたとしても、ともすれば上位に立って話しているように感じられてしまうこともあるため「あくまでも私の考えですが、~というのはいかがでしょうか」と謙虚な話し方をしましょう。 もし、上司が求めていなくても明らかにアドバイスをしたほうが良いと判断した場合には「~するのはどうか」と提案するような言い方ではなく「~しても良いか」と伺いを立てるような言い方をしてください。 また、人物評などを求められた時、うわさなど不確定な情報は「よく知らないので分からない」とし、よく知っている情報はできるだけ良い面を話すようにします。 『相手を気遣う言葉』 上司が秘書に、不満を独り言のように漏らすこともあるでしょう。しかし決して同調したり立ち入って聞いたりせず「色々大変ですね」とさりげなく応じる程度にします。   また、秘書は上司を気遣うことも大切ですが、もし上司の体調が良くないように見受けられる場合の気遣いは「以降の予定はキャンセルしたらどうか」などの提案をすると行き過ぎた行為にあたりますので、飲み物を用意したり「何かできることがあれば仰ってください」など、相手を気にかけた声掛けをするようにしましょう。