身だしなみは味方になる

身だしなみはもちろん、自分のためにも必要です。髪や衣服などの身なりを整えることによって、言葉遣い、態度にも影響が及びます。「お気に入りの服を着ていると、自然に足取りが軽くなっていた」、「美容院に行って素敵な髪型になったとき、いつもより笑顔になってしまう」などの経験は、きっと誰もが持っているでしょう。 逆に、前回お伝えしたように、身だしなみが気になって応対や態度に自信が持てなくなってしまうなんて、大変勿体ないことです。自分を生かすために、ぜひ身だしなみを味方にしていきましょう。

色の力を利用してみましょう

以前参加したセミナーにて、色からメッセージを受けることができると学びました。 例えば、赤色には「活動的」、「情熱的」なイメージがあり、「プレゼンなど相手に自分を売り込みたい時」に取り入れると良いそうです。海外ではカラーによる戦略はよく使われるそうで、オバマ大統領は、大事な演説では赤色のネクタイを取り入れているそうですよ。 他に色の力を利用するシーンとして、青色には「誠実さをアピールしたい時」、黄色には「新しい人間関係の中に飛び込んでいく時」、茶色には「慎重に仕事を進めたい時、無駄な経費を省いていこうという会議に」お勧めです。身に着けるものの色から自分にも相手にもメッセージを送ることができるなんて、面白いですね。

「自分を変える」のではなく「変えてもらう」

秘書のように振る舞うために、急に「自分を変えよう!」と思うと、なかなかハードルが高いと感じてしまうかもしれません。しかし、身なりや色から良い影響を受けて、自然と自分が変わってしまう、という方法を取り入れてみることも、ひとつの工夫ではないでしょうか。 相手のためにも、自分のためにも身だしなみを整え、人生が楽しくなったり、仕事のやりがいや成果にプラスになるようにしていきたいですね。「第一声で『どのような会社なのか』を伝える」という面で気をつけたいこととして、「背景の音」があります。   普通の受話器で話すと、通話している者の声以外の音もかなり入ります。 ビジネスの電話ですので、私語、雑談、大音量の音楽が聞こえれば客様は不快な思いをされるでしょう。 特に高い音声は入りやすいので、高笑いは絶対に禁物です。 社内で電話をとっている人がいれば、他の者は大声でしゃべらない、高い声で笑わない、など気をつけなければなりません。 さらに、各スタッフの直通番号がなく、複数人が電話を取るケースであれば、自分が受話器をとった当人でなくても、どのような内容の電話なのか、最初だけでも耳を傾けるようにします。 それは、自分宛の電話かもしれないこと、また、電話に出たスタッフをフォローする必要が出てくるかもしれないこと、などが予測されるからです。 第一声として発する言葉の工夫。 電話に出るタイミング。 周囲の音。 そして、一本の電話に対して、複数のスタッフが意識を向けるという姿勢。 そういった気遣いや心配りは、きっとお客様に伝わるに違いありません。 ちなみに、周囲の雑音を遮断する方法の一つして、ヘッドセットマイクを使うという手もあります。 最近はSkypeの普及で、一般の方にもおなじみになってきているのではないでしょうか。 受話器よりも雑音が入りにくく、また、両手が空くので大変便利です。前回は、電話を受けたときにまず発する「社名」について、『正確に聞き取ってもらうために、頭に「はい」などをつけてワンクッションおく』ということをお話ししました。 補足ですが、「もしもし」はワンクッションの言葉としては使えません。 「もしもし、〇〇会社でございます」 受話器を耳にあてたが、どうも電波状況が悪いのか、つながっているかいないのかよく分からない…というときに、まだ名乗ってもいないのに、つい「もしもし~! もしもし~!」と言ってしまいませんか? そういった場合でも、まずは落ち着いて「お電話ありがとうございます。〇〇会社でございます」と、「社内で決めた言葉を、お客様に伝わるように」言います。 ワンクッションおく手段として使えるのが、受話器を取るタイミングです。 早すぎれば、第一声は聞き逃される確率が高くなるでしょう。 最低でも1コールは待って、自分自身も心の準備をしてから出ます。 もちろん、お待たせしすぎるのは禁物です。 電話を重要ではないと考えている、という印象を与えてしまいます。 一般的には、3コール以内で出るとよいと言われていますので、1.5コールから2コールほどが適切ではないでしょうか。 こちらもぜひ社内で決めて、ルールの一つにするとよいと思います。   もしも4コール以上たってしまった場合は、 「『お待たせいたしました』〇〇会社でございます」 「『大変お待たせいたしました』〇〇会社でございます」 と出れば、好印象に転換できます。