電話受付の応対事例（トーク事例）
通り一遍ではない電話受付応対
電話秘書代行サービスにおけるオペレーションスタッフの電話応対事例を紹介しています。
あらかじめ、ご指示いただきました不在理由をお伝えしました上で、応対していきます。
ご希望に合わせた様々な応対をすることができます。
例えば、
「あいにく外出しておりますので、連絡を取りまして折り返しご連絡させていただきます」
「席をはずしておりますので、戻りましたらお電話させていただきます」
「只今、打合せ中ですので、終わりましたらご連絡させていただきます」･･･等々
また、
(1)スケジュール（帰社時間、出張等）
(2)特定のお客様への伝言
(3)求人時の対応やキャンペーン情報 ･･･等々
を事前に承ることによって、より細かくスムーズな応対を行うことができます。
あくまで一例でございます。実際の応対ではお客様一人ひとり違います。その都度お客様に併せた応対を心がけております。
※受注、予約や専門的な商品説明の応対につきましては別途お見積りとなります。
基本トーク事例
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 東京商事の高橋ですが。
- オペレータ ：
- 東京商事の高橋様でいらっしゃいますね。お世話になっております。
- お客様 ：
- お世話になっております。鈴木さんいらっしゃいますか？
- オペレータ ：
- 申し訳ございません。鈴木はあいにく外出しておりますが…連絡を取りまして折返しお電話させていただきますが、よろしいでしょうか？
- お客様 ：
- 分かりました。では、先日の見積書の納期と金額の件でお願いいたします。
- オペレータ ：
- かしこまりました。見積書の納期と金額の件でございますね。高橋様、誠に恐れ入りますが、念のためにお電話番号をお聞きしてもよろしいでしょうか。
- お客様 ：
- 03-1234-5678です。
- オペレータ ：
- 03-1234-5678ですね。それでは連絡を取りまして、お電話差し上げるよう申し伝えます。お電話ありがとうございました。失礼いたします。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（出張スケジュールの承りの場合）
※事前に鈴木様より、本日から明日まで福岡へ出張のスケジュールの承り。
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 東京商事の高橋ですが。
- オペレータ ：
- 東京商事の高橋様でいらっしゃいますね。お世話になっております。
- お客様 ：
- お世話になっております。鈴木さんいらっしゃいますか？
- オペレータ ：
- 申し訳ございません。鈴木はあいにく本日より明日まで福岡へ出張に行っております。よろしければ明後日にご連絡するよう申し伝えますが、いかがいたしましょうか？
- お客様 ：
- では、お願いいたします。
- オペレータ ：
- かしこまりました｡高橋様､誠に恐れ入りますが､念のためにお電話番号をお聞かせいただけますでしょうか｡
- お客様 ：
- 03-1234-5678です。
- オペレータ ：
- 03-1234-5678ですね。それでは明後日、鈴木よりご連絡させていただきます。
お電話ありがとうございました。失礼いたします。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（伝言の承りの場合１）
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 先程お電話した日本産業の田中ですが。
- オペレータ ：
- 先程お電話いただいた日本産業の田中様でいらっしゃいますね。
お世話になっております。 - お客様 ：
- お世話になっております。鈴木様はお戻りでしょうか？
- オペレータ ：
- 申し訳ございません。恐れ入りますが、先ほど鈴木より連絡が入りまして、本日は戻れないため、明日こちらからお電話させていただきたいと申しておりました。
- お客様 ：
- 分かりました。では、よろしくお願いします。
- オペレータ ：
- かしこまりました。念のために田中様のお電話番号をお聞きかせいただけますでしょうか。
- お客様 ：
- はい、03-3456-7890です。
- オペレータ ：
- 03-3456-7890でございますね。それでは明日、鈴木よりご連絡させていただきます。
お電話ありがとうございました。失礼いたします。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（伝言の承りの場合２）
※日本産業の田中様より再度連絡があったら、私の携帯を案内してほしいと伝言の承り。
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 日本産業の田中ですが。
- オペレータ ：
- 日本産業の田中様でいらっしゃいますね。お世話になっております。
- お客様 ：
- お世話になっております。鈴木様はお戻りでしょうか？
- オペレータ ：
- 申し訳ございません。鈴木はまだ戻っておりませんが、伝言がございまして、直接携帯にかけ直していただきたいと申しておりました。携帯番号はご存知でおりますでしょうか？
- お客様 ：
- 分かります。では、携帯に電話してみます。
- オペレータ ：
- ありがとうございます。誠に恐れ入りますが、念のために田中様のお電話番号を控えさせていただいてもよろしいでしょうか。
- お客様 ：
- はい、03-3456-7890です。
- オペレータ ：
- 03-3456-7890ですね。それではお手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。お電話ありがとうございました。失礼いたします。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（伝言の承りの場合３）
※本日13時に東京商事の高橋様と待ち合わせしているが、5分ほど遅れそうなので連絡があったらそう伝えてほしいと伝言の承り。
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 本日13時に鈴木様とお約束している、東京商事の高橋ですが、まだ鈴木様がお見えにならないのですが。
- オペレータ ：
- 大変申し訳ございません。鈴木が少々遅れておりまして、あと5分ほどで到着すると申しておりましたので、もうしばらくそちらでお待ちいただけないでしょうか？
- お客様 ：
- 分かりました。
- オペレータ ：
- ありがとうございます。念のために高橋様の連絡先をお聞かせいただけますでしょうか。
- お客様 ：
- はい、090-1234-5678です。
- オペレータ ：
- 090-1234-5678でございますね。それでは誠に恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。お電話ありがとうございました。失礼いたします。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（求人対応の場合の例）
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- 応募者 ：
- 求人募集を拝見してお電話したのですが。
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます。あいにく只今、求人担当の者が外出しておりますので詳細につきましては、後ほど担当の者よりご連絡させていただいてよろしいでしょうか？
- 応募者 ：
- はい、お願いいたします。
- オペレータ ：
- かしこまりました。それではまず、お名前をフルネームでお願いいたします。
- 応募者 ：
- はい、サトウ アヤコと申します。
- オペレータ ：
- サトウ アヤコ様ですね。次にお電話番号をお願いいたします。
- 応募者 ：
- はい、090-1234-5678です。
- オペレータ ：
- 090-1234-5678ですね。失礼ですが年齢をお伺いできますか？
- 応募者 ：
- はい、25歳です。
- オペレータ ：
- ありがとうございます。それでは後ほど、担当よりご連絡させていただきます。お電話ありがとうございました。失礼いたします。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（お荷物のお届けの場合）
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 東京運輸です。お荷物のお届けに伺いました。
- オペレータ ：
- 申し訳ございません。ただいま離れた場所でお電話をお取りしており事務所は留守にしておりますので、不在票を入れていただけますでしょうか？
- お客様 ：
- 分かりました。
- オペレータ ：
- 恐れ入りますが、念のためにお名前とお電話番号もお聞かせいただけますでしょうか。
- お客様 ：
- 東京運輸 加藤です。電話番号は090-1234-5678です。
- オペレータ ：
- 東京運輸 加藤様、090-1234-5678ですね。それでは不在票をお願いいたします。お電話ありがとうございました。失礼いたします。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（お荷物のお届けの場合）
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 東京商事の高橋と申します。お世話になっております。
- オペレータ ：
- 高橋様、お世話になっております。
- お客様 ：
- 今、鈴木さん宛にFAXを3枚送ったのですが、届いていますか？
- オペレータ ：
- 申し訳ございません。ただいまあいにくFAXを確認できない場所でお電話をお取りしておりますので、3枚お送りいただいた旨を鈴木に申し伝えます。
- お客様 ：
- はい、お願いいたします。
- オペレータ ：
- かしこまりました。高橋様、誠に恐れ入りますが、念のためにお電話番号をお聞かせいただけますでしょうか。
- お客様 ：
- 03-1234-5678です。
- オペレータ ：
- 03-1234-5678ですね。わざわざお電話いただきまして、ありがとうございました。必ず鈴木に申し伝えます。
◆ご納得のいく電話代行サービスをご提供させていただくため、
状況に応じて柔軟に対応できるよう心がけております。
基本トーク事例（しっかりアシストコースの場合）
- オペレータ ：
- お電話ありがとうございます、ABCコーポレーションでございます。
- お客様 ：
- 東京不動産です。お世話になっております。
- オペレータ ：
- 東京不動産様、お世話になっております。
- お客様 ：
- 物件の確認をお願いいたします。豊島区東池袋 3500万円の物件ですが。
- オペレータ ：
- 豊島区東池袋 3500万円の物件ですね。少々お待ち下さいませ。お待たせ致しました。こちらの物件はまだございます。
- お客様 ：
- 図面をFAXして頂きたいのですが。
- オペレータ ：
- かしこまりました。お送りいたします。それではもう一度、会社名とお名前を漢字でお聞きしてよろしいでしょうか。
- お客様 ：
- 東京は東京都の東京に不動産、名前はｲﾄｳと申しまして、伊豆の伊に藤です。
- オペレータ ：
- 東京都の東京に不動産、伊豆の伊と藤の伊藤様ですね。次にFAX番号をお願いいたします。
- お客様 ：
- 03-1234-2222です。
- オペレータ ：
- 03-1234-2222ですね。念のためお電話番号もお聞きしてよろしいでしょうか。
- お客様 ：
- 03-1234-1111です。
- オペレータ ：
- 03-1234-1111ですね。ありがとうございます。それではFAXをお送りさせていただきますのでご確認ください。お電話ありがとうございました。失礼いたします。
※この後、当社より東京不動産伊藤様宛てに、図面をFAX送信致します。
-
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