電話代行に関するFAQ

よくあるご質問

サービスについて

• サービス開始は最短でいつからになりますか？
• 転送電話コースは最短で2営業日後(土日祝日を除く2日後)にサービス開始ができます。(尚、お客様の電話回線の地域により多少遅れる場合もございますのでご了承下さい。)
  専用電話コース、逆転送コースは最短で3営業日後(土日祝日を除く3日後)になります。
• 電話応対時間は何時から何時ですか？
• 平日の9:00から18:00までのみの応対となります。
  (土、日、祝祭日、夏期休暇、年末年始は休業となります。)
• お昼休み等、電話を受けられない時間はありませんか？
• 平日の9:00から18:00までならいつでもお受けできますのでご安心下さい。
• 在社しているときは自分で電話をとりたいのですが。
• 転送を解除(停止)して頂ければ問題ございません。　平日9:00から18:00の間でしたら、お好きなときに転送の開始・停止をして頂けます。
  
  ※但し、オプションの専用電話番号貸しをご利用の場合は御社へ転送するための逆転送(追加契約)が必要となります。詳細につきましてはサポートデスクまでご相談下さい。
• 応対内容はどのように伝えてくれますか？　てごろで安心「急ぎは報告」コースでオプションの全件携帯連絡なしの場合
• 『至急の用件』を携帯電話へご連絡させて頂きます。
  　(※但し、携帯電話へのご連絡は月50件までとなります。)
  『至急以外の用件』は1日3回までオペレーションスタッフ直通ダイヤルへご連絡頂き、その時点までのご伝言をご確認頂けます(9:00〜18:20)。
  『全ての用件』を業務終了後に一覧表にしてEメール(FAX)にてご報告させて頂きます。　
• まかせて安心「直ちに報告」コースと資料も発送「しっかりアシスト」コースの場合、応対内容はどのように伝えてくれますか？　
• 『全ての用件』を全件随時Eメールでの連絡と業務終了後に一覧表をEメール(FAX)にてご報告させて頂きます。
  携帯電話へのメールの場合、記載されたお客様のお電話番号へワンプッシュで(Phone　to機能)電話をかけられますので、用件把握から電話連絡までの流れがスピーディにできます。
  また、当日同じお客様より「まだ連絡がない」と催促のお電話が入った場合はメールの受信確認ができていないと判断をし、ご担当者の携帯電話へ直接お電話をさせて頂き、万全な体制で対応させて頂いております。
• Eメール連絡の場合の送信アドレスのドメインは？　
• biz-assist.co.jp　になります。
  
  ※携帯メールで迷惑メール防止をしている場合は、ドメイン解除を行って下さい。
• 携帯電話へ連絡をしてもらいたいが、つながらない場合はどうなりますか？
• 時間をおいて、2回までリダイヤル致します。
  但し、状況により3回以上のお呼び出し対応も致します。
• 月間コール数がコンスタントに100コール以上でもサービスを受けられますか？
• 弊社のサービスは月間コール数が100コール以内が対象となり、毎月コンスタントにコールオーバーする場合はお受けすることができませんのでご了承下さい。
  単月でコールオーバーが出た場合は追加料金としてご請求させて頂きます。
• 何名のオペレーションスタッフで対応していますか？
• グループ制となっており、1グループ4〜6名のオペレーションスタッフで対応しております。
  (オペレーションスタッフは全て女性になります。)　
  弊社オペレーションスタッフの名前が出ることにより、スタッフが増えたようになることへ懸念される場合は、名前を統一することも可能です。
• 常に同じ一人のオペレーションスタッフで対応してくれませんか？
• 致しかねますが、オペレーションスタッフの名前を統一することで対応させて頂いております。
• お客様に悪い印象を与えませんか？
• １ヶ月の新人研修と、その後のフォロー研修等を実施し、しっかりと教育されたオペレーションスタッフの明るく正確な応対には、定評があります。
• オペレーションスタッフが電話に出るとき、他の会社の社名を言ったり、間違えたりしませんか？
• 弊社では、お客様から電話がかかった瞬間に、会員様の会社名はもちろんのこと、事前に打合せた詳しい営業内容等がコンピュータ画面に表示されます。
  オペレーションスタッフは、それらの情報を確認しながら、お客様と電話応対をしますので、どうぞご安心ください。
  もちろん、会員様の応対情報は電話応対を開始する前にオペレーションスタッフ全員で確認しており、オペレーションスタッフ教育も怠っておりません。笑顔で明るい丁寧なオペレートが基本と考えております。
• 聞き間違え、伝え間違えなどのトラブルはありませんか？
• 御社のデータは全てコンピュータに登録してあり、得意先・担当者・注意事項等を瞬時のうちに画面上で確認ができ、お客様との応対で不明瞭な部分は確認をとり万全を期しています。
  
  ※先方の回線状況など聞き取りにくいお電話の場合は、まったく誤りがないとはいいきれません。弊社特有のシステムとして、御社のお取引先の社名、名前、電話番号を事前にお知らせ頂くことで、トラブル防止策を講じることが可能です。(お申込書の得意先欄に記入して頂くのみです。)　
• 登録内容の変更や修正は可能ですか？
• 事務所のご移転、スタッフの追加、退職等での削除、Ｅメールアドレスの変更、携帯電話番号の変更など、ご都合にあわせて随時無料で承っております。
• 帰社時間などをお客様へ伝えてもらえますか？
• 外出の際に、弊社のオペレーションスタッフ直通電話までご連絡頂ければ、帰社予定時間をお客様へお伝えするなどの応対を致します。
• 例えば、出張に行くときなど、オペレーションスタッフにそのように応対してもらうよう電話で指示することはできますか？
• はい、できます。弊社では会員様の都合に合わせ臨機応変に対応させて頂いております。ご予定等の指示があるとオペレーションスタッフがスケジュールを入力いたします。またご指示いただいた件は、その都度、オペレーションスタッフ同士でも確認をとっております。
• 仕事上の秘密が漏れたりしませんか？　(プライバシーポリシーについて)　
• 弊社では業務上知り得た事項、会員様のプライバシーの秘密厳守を致しております。安心してお任せ下さい。
• 外国語は応対してもらえますか？
• 日本語のみの応対になりますのでご了承下さい。　
  英語のお電話が入った場合、外出中の旨をお伝えし、お名前、お電話番号をお聞きするよう心がけてはおりますが、詳しい内容等の聞き取りはできませんのでご了承下さい。
• クレームのみの応対をしてほしい。
• 申し訳ございませんがクレームへの応対は行っておりません。
  基本的に弊社のサービスは御社のお電話を一時受付として応対するだけで、クレームは当人同士でお話し合いをして頂き、解決して頂く方法しかございませんのでご応対ができかねます。

転送について　

• 転送するにはどうすればいいのですか？
• NTTの転送サービスのボイスワープをご利用下さい。
  
  ※NTTのアナログ、ISDN回線以外(NTTひかり電話、IP電話等)で転送する場合は、弊社までご相談頂きますようお願い致します。
• NTTのボイスワープとはなんですか？　
• 秘書代行サービスでは自宅や事務所にかかってきた電話を、お客様が指定する電話番号(弊社等)へ転送する必要があります。
  NTTが「ボイスワープ」として提供しているサービスをご利用いただきます。
  局番なしの116番にてお申し込みいただけます。
• ボイスワープの手続きは代行してもらえますか？
• はい、弊社にてお手続きを代行させていただきます。(無料)
• 転送元電話番号常時通知サービスとは何ですか？
• NTTのISDN回線ボイスワープの通知機能です。(料金は無料です。)
  弊社のCTIシステムが御社からボイスワープで転送された電話であることを認識する為に必ず必要な機能になります。
  また、NTTのアナログ回線ボイスワープやISDN回線ボイスワープ以外にTA(ターミナルアダプター)等の転送機器を利用する場合は「転送元電話番号常時通知サービス」は不要です。
• 転送テストはどのようにして行いますか？
• 転送するお電話を転送開始状態にしてお客様よりお電話をかけて頂きます。転送された電話を弊社でお受けできればテスト完了です。
  この作業の中で、転送自体が遅滞なくスムーズに行われたかどうかの確認と、その入電に対する弊社CTIシステムのレスポンスチェックを行って頂きます。
  
  ※Ｅメール連絡のお客様はテストのお電話を頂いた後でテストのメールが受信されたら完了となります。
• 転送する時に報告は必要ですか？
• いいえ、会員様のご都合にあわせて転送の開始、停止をなさって下さい。弊社に転送されてきましたら、「あいにく担当者は外出しております」と応対させて頂きます。
  また、スケジュールを事前にお伝え頂ければ、休暇中、出張中、打ち合わせ中、通話中、離席中等の応対も可能です。
• 転送の開始・停止はそちらでやってもらえますか？
• 申し訳ございませんが行っておりません。転送の開始・停止は御社にてご操作ください。
• そちらで電話を取ってもらって、あたかも内線（電話交換手）で呼び出すように、かかってきた電話を携帯へ転送して話をすることができますか？　
• 申し訳ございませんが行っておりません。一旦お電話をお切りしてから、弊社よりご連絡致します。

申し込みについて　

• 契約時に必要なものはなんでしょうか？
• お申込書に必要事項をご記入の上、弊社へFAX、Ｅメール、または郵送でお送り頂きます。
  オプションの専用電話番号貸し・貸し住所・専用FAX番号貸しをご利用の場合と逆転送コースの場合は、お申込書と代表者の身分証明書（運転免許証、パスポート等）のコピーをFAXでお送り頂きます。
  尚、お申込書は弊社からFAX、Ｅメール、または郵送させて頂きます。
• 申込みできる地域は決まっていますか？
• 日本全国、どちらからでもご利用頂くことが可能です。
  ただし遠方の会員様には、携帯連絡時の通話料等の関係から、まかせて安心「直ちに報告」コースにお申込頂くことをお願いしております。
• 個人でサービスを利用できますか？
• もちろん個人事業主の方でもご利用頂けます。
• 海外からの申込みや利用は出来ますか？
• 日本に責任者の方が在住していれば可能です。日本語応対のみになりますのでご了承下さい。
• 最低契約期間はありますか？
• 各コースは、1ヶ月毎の自動更新となります。
  オプションの専用電話番号貸し・貸し住所・専用FAX番号貸しをご利用の場合は、最低2ヶ月契約からとなります。
  逆転送コースは、最低3ヶ月契約からとなります。
• 社員旅行中の3日間だけ、電話を受けてもらえませんか？
• 1日単位のサービスはございませんのでご了承下さい。
• 解約、休止するときは、いつまでに申し出ればよいですか？
• 一ヶ月前(月末起算)までにお申し出頂く必要があります。
  
  ※例えば12月末解約希望の場合は、11月30日までにご連絡下さい。
• 一度解約し、その後再開した場合はどうなりますか？
• 前回ご契約頂いた際のご登録内容に大幅な変更等がなければ、ご一報頂くだけでサービスの再開は可能です。
• 料金の支払い方法は？
• 前金制とさせていただいており、自動振替をお薦めしております。
  
  お振込みの場合、お振込み手数料は会員様負担でお願いしております。
  尚、前月の28日までにお振込みをお願い致します。
  自動振替の場合、手数料は弊社が負担致します。
  
  ※自動振替をご希望される場合は、口座振替依頼書をご郵送致します。振替開始までに　2ヶ月ほどかかりますので、それまではお振込みいただくことになります。
• 請求書は発行できますか？
• 請求書の発行は行っておりません。ご契約時にお送りする申込プラン確認書を経理処理する際の証明書としてご利用頂くようお願いしております。但し、基本業務料と異なる場合(コールオーバー、郵便物、FAX転送料あり)は　20日ごろにご請求金額をご案内させて頂いております。
• 領収証は発行できますか？
• 領収証の発行は行っておりません。お振込明細書または、通帳に「NICOS」等と記載されますのでそちらにて、ご確認下さい。
• 試しに無料で使えませんか？　
• 無料お試しのサービスはございませんが、1ヶ月間サービスをご利用いただき、ご満足いただけなかった場合は料金をご返金致します。皆さまにとって充分なサービスであるかどうか、まずはご確認下さい。
  ※対象はお電話を転送して頂くコースのみとさせていただきます。オプションで専用電話番号・FAX番号・住所をお貸しする場合、受注・予約応対の場合と逆転送コースは対象外となります。

その他

• 電話・FAX番号を借りた場合、電話番号とFAXの番号は別ですか？
• 別の番号になります。（局番までは同じでご提供できます）
  専用電話コースの場合は、FAX番号は共同番号となります。
  
  ※オプションで専用FAX番号貸しもございます。ご希望の際はお申し付け下さい。　
• 専用電話番号は希望を聞いてもらえますか？
• 申し訳ございません。
  ご希望は承っておりません。弊社にて決定させていただきます。
• 住所を借りた場合、郵便物、宅配物は受け取ってもらえますか？
• 郵便物の受け取りは可能です。受け取った郵便物は、150円(税別)/通＋郵送代実費で週に3度(月・水・金)に指定のご住所へ発送致します。
  但し、書留、生もの、クール便、海外からの郵便小包、宅配便の着払い等、受取る際に料金が発生する物、印の必要となる物等の受取りについては承っておりませんのでご了承下さい。
  
  ※宅配物は送料着払いにて、発送致します。ご指示頂けましたら当日発送することも可能です。
• 住所を借りた場合、登記することはできますか？
• 登記することはできませんのでご了承下さい。
• 住所を借りた場合、ミーティングルームはありますか？
• 打合せ等のミーティングルームはございませんのでご了承下さい。
  (住所はホームページ、名刺、印刷物への記載は可能です)
• 104登録はできますか？
• オプションの専用電話番号貸しの場合はできます。お申込時に手数料として3,150円がかかります。
  逆転送コースの場合には登録できません。
• フリーダイヤルを貸してもらえますか？
• 申し訳ございませんがフリーダイヤル貸しのサービスは行っておりません。お客様がお持ちのフリーダイヤルをボイスワ−プで転送して頂くことは可能です。
• 逆転送コースの保証金は返金されますか？
• ご解約月から翌々月上旬にご返金致します。NTTからダイヤル通話料請求が1ヵ月後に弊社に届きます。実際にかかった費用(通話料)を相殺させて頂いた後、残金をお振込みにて返金致します。(振込手数料は差引かさせて頂きますのでご了承下さい)
• 電話を転送する場合の通話料金は誰が支払うのですか？
• 御社から弊社(転送先)までの通話料金は、御社のご負担となります。お客様は御社までの通話料金のみ負担となります。
• 逆転送コースの場合、通話料金は誰が支払うのですか？
• 弊社から御社までの通話料金は、御社のご負担となります。お客様ご負担となるのは、弊社までの通話料のみです。
• 自分で持っている電話番号の持込みはできますか？
• 申し訳ございませんが電話番号の持込みはできません。
• 架空の会社を作りたい。
• 当社では現在事務所を持っている方、事務所を持たずにご自宅でお仕事されている方、これから起業される方など、実際に起業されている方のサポートを目的としてサービスを提供しております。
  実態のない会社(架空)の応対や在籍確認への対応はお断りさせて頂いておりますのでご了承下さい。
• 一本あたりの通話時間の長さの違いによって、基本料金は変わりますか？
• 受けるお電話の内容、およびお聞きする項目等により通話時間は変わってまいります。
  そのため弊社では、より公平に、あわせてより最上の電話応対ができるよう、通話にかかる想定時間を基準に、基本料金を変更させていただく場合もございます。
  月額料金の基準は『着信件数』のみだけでなく、『応対時間(電話回線の拘束時間)』つまり、「一本のお電話にどれだけの時間がかかるか」という点も基準に考慮されております。
  一本が一分以内であれば基本の各コースでご利用いただけますが、資料請求の応対など一分以上かかる場合はオプション（別途お見積り）となります。